ZyLAB, un desarrollador innovador de Soluciones de Acceso a Información, anunció hoy la publicación de un nuevo libro blanco educativo (que aparecerá en el número de noviembre/diciembre de la revista KMWorld) con directrices para las organizaciones que necesitan un mejor entendimiento acerca de cómo gestionar grandes volúmenes de Información Almacenada Electrónicamente (IAE) incluyendo mensajes de correo electrónico.
Análisis de la situación del libro blanco:
Aunque almacenar 250GB de datos puede costar menos de 250$, contratar a una empresa externa para procesar y evaluar estos datos para hacer el e-discovery puede costar hasta 1 millón de dólares. El impacto de estos gastos afecta especialmente a los equipos jurídicos y al personal de soporte in situ, que a menudo están en primera línea para cualquier actividad de e-discovery que tenga lugar en sus organizaciones. Aunque ya existen tecnologías avanzadas de acceso a la información para ayudar a minimizar estos gastos, muchos profesionales jurídicos todavía no tienen estas herramientas, y los que pueden disponer de ellas aún deben enfrentarse al desafío clave de gestionar eficazmente los gastos de e-discovery: los continuos inconvenientes que suponen para las organizaciones el mantenimiento y almacenamiento de demasiados datos electrónicos.
Las autoridades jurídicas han establecidos directrices claras (p, ej, Reglas Federales o Procedimientos Civiles) acerca de qué datos se deben guardar y durante cuanto tiempo. Por ejemplo, sólo en casos poco frecuentes se tienen que almacenar todos los mensajes de correo electrónico. A menudo, no existen requisitos ni prácticos ni jurídicos para retener grandes cantidades de datos de la organización, sobre todo si tenemos en cuenta que a menudo los datos se duplican a lo largo de una organización.
Para que los “datos” se conviertan en “conocimientos”, los datos se deben estructurar y organizar, y se debe entender el impacto de dichos datos.
En el correo electrónico es donde se concentran los costes elevados y los riesgos del e-discovery. La mayoría de las personas guardan sus mensajes de correo electrónico porque es sencillo, pero estos archivos de correo electrónico (PSTs) se convierten rápidamente en decenas de GBs de información. Los problemas se multiplican, ya que la información en estas carpetas PST a menudo está totalmente desestructurada.
Secciones clave del libro blanco:
La necesidad de destruir mensajes de correo electrónico
Desarrollar un plan de almacenamiento
Desplegar un sistema de gestión de documentos
Afrontar el problema de los mensajes de correo electrónico
Formación e implantación de su Programa de Gestión de Documentos (RMA)
El enfoque universal de ZyLAB para la gestión de documentos, e-Discovery y la gestión de conocimientos
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