El proveedor de software de gestión documental ZyLAB ha lanzado recientemente al mercado una versión mejorada de su solución ZyIMAGE 5.0 con mayores capacidades de seguridad, auditoría, y cumplimiento con los nuevos requerimientos legales respecto a la gestión y archivo de documentos empresariales.
El nuevo ZyIMAGE 5.0 incluye ahora las siguientes mejoras:
– Módulo de Gestión y Archivo de Registros (RMA o Records Management & Archiving): Ayuda a los usuarios a controlar la información que entra o deja la organización. Este módulo está diseñado para mantener un repositorio de evidencias que pueden ser utilizadas para documentar sucesos relacionados con las actividades históricas, fiscales, operacionales, estatutarias o legales en al organización. El sistema RMA de ZyLAB desarrolla un estricto modelo de seguridad basado en permisos otorgados a grupos de usuarios.
– Plug-in de Gestión de Registros y Archivo: Permite a aplicaciones estándar como Word. Excel, Outlook, Explorer o Adobe almacenar documentos en los archivos de ZyLAB.
– Archivo de correo electrónico:Este plug-in permite al Outlook almacenar en el archivo de ZyLAB correo electrónico sobre el que se pueden realizar búsquedas en todo su texto. El correo electrónico puede almacenarse como archivo de texto, en HTML o RTF. La información estándar como al asunto e el emisor son guadados como palabras clave. Los documentos adjuntos también son guardados creando un enlace entre éstos y el mensaje original con le que fueron enviados para su posterior recuperación.
– Módulo de seguridad: Añade funciones adicionales de seguridad para la protección de la información. Este módulo puede ser utilizado, por ejemplo, en caso legales o de investigación, permitiendo un control sobre la información confidencial para determinadas pernas participantes en el caso, o en portales del empleado, permitiendo que algunos documentos puedan ser sólo consultados por personal del departamento de Recursos Humanos o por el manager responsable.
– Módulo de auditoria: Ayuda a mantener un registro de las acciones del usuario en los archivos de la organización. Almacena esos registros de las acciones en archivos independientes en XML que pueden ser buscados y recuperados con facilidad de tal forma que los administradores del sistema pueden tener una visión clara de qué usuario accede a qué documento.
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