La implementación en York International, fabricante internacional de sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, de la plataforma EMC Documentum para la gestión de contenidos empresariales junto con la plataforma Adobe de documentos inteligentes, ha recibido uno de los InfoWorld 100 Award a las mejores implementaciones tecnológicas del 2005.
La solución integrada ha remplazado a la utilización de un workflow documental basado en papel y el uso de aplicaciones de formularios en HTML para los procesos internos relacionados con los empleados. La utilización en la actualidad de formularios inteligentes y automáticos asegura una mayor consistencia en los procesos de negocio de York International, lo que asegura según fuentes de la propia compañía una mayor seguridad y el cumplimiento de los requerimientos legales.
Según estas mismas fuentes, la solución Documentum-Adobe basada en formularios inteligentes ha permitido a la compañía reducir el tiempo medio de procesamiento de los formularios de autorización de gasto de 160 a dos horas. Otro ejemplo de reducción de tiempo en los procesos es el dedicado ahora a la configuración de los sistemas para permitir un nuevo acceso a un empleado. Este proceso ha pasado a darse en una media de cuatro días cuando anteriormente suponía un mes.
La plataforma Documentum ofrece capacidades de seguridad, control de versiones, workflow y gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación a su archivo para todo tipo de contenido no estructurado. La plataforma de Adobe Intelligent Document permite a York International crear formularios intuitivos basados en XML que ayudan a los empleados a introducir en el sistema la información precisa y acceder sólo a la documentación permitida. Cuando una información es introducida, ésta es guardada en el repositorio de Documentum y sus campos son automáticamente detectados como atributos de un objeto Documentum para conducir el workflow del proceso llevando la información a los managers y departamentos adecuados para su revisión y aprobación.