En el caso de un Sistema Software de Gestión Documental, la idea es mejorar la Intranet de una organización o empresa, dotándole de estos «agentes inteligentes» para automatizar tareas. En nuestro ejemplo, la búsqueda de información sin operadores humanos se hace para detectar conceptos dentro del contenido del documento, y así poder realizar un etiquetado del mismo, por supuesto sin intervención humana alguna (toda vez que el Sistema ha sido «entrenado» para «pensar» sobre un ámbito concreto).
La funcionalidad es especialmente interesante para organizaciones que desean migrar gestores documentales o Sistemas ECM como Sharepoint, Documentum, Oracle UCM u Open Text a plataformas open source, con el aumento de libertades, utilización de estándares y la tremenda disminución en costes que esto conlleva.
El porqué es sencillo: muchas veces estos contenidos se hallan ya etiquetados a mano, y podemos (erróneamente) pensar que una migración puede suponer volver a etiquetar todos estos documentos otra vez de forma manual.
Sin embargo, al automatizar esta tarea, somos capaces de facilitar estos procesos de migración a entornos de código abierto que tantas empresas vienen demandando últimamente.