La firma digital en gestión documental aumenta su potencia, ya que unida a las ventajas de la firma (identificar autor, señalar conformidad con el documento, comprobar que ha sido leído y mostrar el tipo de firma y garantizar que el documento no se pueda modificar) tenemos también la ventaja de que el documento puede ser firmado de forma colaborativa, vinculando un documento y su proceso de firma a un Workflow o Flujo de trabajo.
De esta forma, dentro de una organización (empresa u organismo público) que tenga varias sedes, podemos realizar una firma colaborativa de un documento, entre personas que pueden estar en diversos países.
Por ejemplo, una compraventa de una empresa, o una escritura de una vivienda, que son contratos en los que típicamente pueden aparecer varias personas y de los que deben hacerse varias copias, se puede realizar de modo mucho más eficiente en un gestor documental, en el que los usuarios leen el documento y lo firman desde cualquier lugar a cualquier hora, cómodamente cada uno desde su ordenador (o incluso desde un móvil).
Hay muchos ámbitos de aplicación de este tipo de aplicaciones, y si un envío (a nivel nacional) de una factura por mensajero puede suponer un coste total de 7 a 12 euros (incluyendo tiempo de trabajo + sello + sobre + impresión de la factura + papel), las reducciones de material (que pasa a ser 0) y una reducción estimada en un 90% del tiempo de generación de una factura firmada digitalmente (factura electrónica) hace que podamos realizar este proceso por menos de 1 euro total de coste para la empresa.