La firma de abogados norteamericana Ford, Walker, Haggerty & Behar, con 45 abogados trabajando en la zona de Los Angeles, calcula ahorrar 750.000 dólares durante los próximos cinco años gracias a la reciente implementación en la compañía de la solución de captura y distribución de la documentación Captaris Business Information Delivery (BID).
La suite BID de Captaris está compuesta por Captaris Workflow, Capataris Alchemy para la gestión de documentos, y Captaris Rightfax para la captura y distribución de documentos electrónicos. Captaris BID hace posible que los faxes lleguen directamente a sus destinatarios en lugar de hacerlo en las máquinas de fax. RightFax se encarga de digitalizar los documentos internos, Alchemy Document Management posibilita que todos los documentos se encuentren archivados de una manera segura y sean fácilmente accesibles, mientras que Captaris Workflow será la herramienta encargada de distribuir los documentos a los destinatarios necesarios en cada momento para que cada uno de los 45 abogados de la compañía desarrolle su trabajo con la máxima eficacia.
La firma de abogados ha calculado que la utilización de la solución de Captaris le reportará ahorros operacionales por valor de 750.000 dólares durante los próximos cinco años. Con anterioridad a la implementación del nuevo sistema, la compañía tenía unos gastos cercanos a los 25.000 dólares mensuales en relación a la producción de documentos, constituyendo su segundo mayor gasto después del relativo al personal.
Además, la compañía pagaba anualmente unos 50.000 dólares en concepto de almacenamiento de la documentación en unas instalaciones externas a las propias oficinas. La lejanía de estas instalaciones suponía unos alquileres más asequibles por el espacio ocupado por la documentación, pero hacia necesario el tener que esperar un par de días para la obtención de la documentación necesaria que se encontraba archivada, o tener que pagar los costes de un envío especial si la recuperación de tal documentación era urgente.
Ford, Walker, Haggerty & Behar ha logrado además con la utilización de Captatis BID agilizar enormemente sus procesos de negocio, respondiendo con mayor rapidez a las necesidades de sus clientes. Captaris Workflow permite ahora, por ejemplo, que un abogado en los juzgados que necesite de un documento pueda conseguirlo desde un PDA conectado directamente con la base de datos de la compañía. De la misma forma, los documentos que anteriormente eran enviados a los juzgados físicamente mediante servicios de mensajería, correo o fax, pueden ser transferidos con Captaris Workflow sin necesidad de intervención manual.
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