El estudio The Future of Enterprise Information Governance, disponible en www.emc.com, ha sido patrocinado por EMC y desarrollado por Economist Intelligence Unit (EIU), destacando la importancia estratégica de gestionar activos de información vitales, y las políticas formales y procesos que definen cómo se controla, comparte y potencia la información dentro y fuera de al empresa.
El informe está basado en un estudio de la EIU realizado entre directivos de compañías líderes en todo el mundo sobre los beneficios, desafíos y riesgos asociados al desarrollo de estrategias de gobierno de la información globales en las compañías. Setenta y siete por ciento de los encuestados esperan que el gobierno de la información sea importante para el éxito de sus compañías de aquí al 2011, mientras el 68% también espera que la complejidad de los planteamientos de sus compañías en esta área crezca durante el mismo periodo. Mientras tanto, cerca de dos tercios (62%) de los encuestados indicaron que sus compañías no contaban con programas formales de gobierno de la información implementada. Esta es una tendencia preocupante que puede llevar a muchas grandes empresas a no estar preparadas para las nuevas reglamentaciones y abiertas a riesgos prevenibles en información sensible.
El estudio de 2008 de EIU incluye respuestas de directivos de compañías líderes. Casi la mitad de ellas cuentan con ingresos anuales superiores a 1.000 millones de dólares y con sede en América del Norte, Europa, Oriente Medio, Asia Pacífico y América Latina. Los resultados del estudio revelan diferencias clave entre el 62% de los encuestados que no tiene programas formales de gobierno de la información y el 38% que sí los tiene:
• Para las compañías sin estrategias de gobierno de la información, los riesgos pueden ser significativos. Sólo un 51% de los encuestados en compañías que no tenían este tipo de estrategias valoran la capacidad de sus empresas para proteger los datos sensibles como buenos o muy buenos, comparados con el 85% en aquellas compañías que cuentan con una estrategia formal.
• El 40% del total de los encuestados afirma que sus empresas no revisan de forma regular sus políticas de backup y retención de información.
• Sólo el 43% de los encuestados valora la habilidad de sus empresas para integrar y compartir información entre departamentos y terceras partes como buena o muy buena; el 21% afirma que es pobre o muy pobre.
• El 92% de los encuestados en empresas con estrategias de gobierno de la información valora la capacidad de sus organizaciones de facilitar acceso a información crítica de negocio cuando es necesaria como buena o muy buena, comparado con sólo un 57% de las compañías que no cuenta con estas estrategias.
• El 57% de los encuestados admite que no tiene una visión única del cliente.
• El 81% de las empresas con programas de gobierno de la información afirma que “la información puede ser compartida mejor entre departamentos permitiendo una mejor toma de decisiones.”
La información de las compañías ha sido tradicionalmente organizada en silos en torno a líneas de negocio o aplicaciones de negocio específicas pero cuando se integra de la manera apropiada, puede beneficiar al resto de la organización. Para potenciar y compartir de manera efectiva esa información a lo largo de la empresa mientras se gestionan los costes y riesgos asociados, EMC recomienda implantar programas de gobierno de la información que abarquen a la totalidad de la empresa. Los programas más efectivos comprometen a los líderes clave y a los responsables de la información en toda la organización para obtener su input y ayudar a preparar a la organización para el cambio.
Tanto EMC como los autores del estudio defienden que el apoyo de los directivos de las diferentes líneas de negocio también puede ayudar a asegurar que claves del negocio como la gestión de costes, la seguridad, y el valor de negocio sean métricas importantes para medir el éxito del programa. Los programas de mayor éxito toman un enfoque incremental y no pretenden realizar los cambios de una sola vez. Estos programas deben definir estándares de información paralelos a políticas, privilegios y responsabilidades de los propietarios y usuarios de la información para asegurar los niveles requeridos de calidad y gestión del riesgo.
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