La Tarrant Regional Water District (TRWD), proveedora de agua en la zona central del estado de Texas, ha implementado recientemente como su nuevo sistema de gestión documental Hummingbird Enterprise for ESRI, solución que integra la gestión documental con un sistema GIS (Sistema de Información Geográfico).
Tarrant Regional Water District ofrece agua en más de diez diferentes condados de Texas a través de una red de cientos de tuberías y docenas de estaciones de bombeo. Responsables de la TRWD han calculado en un 80 por ciento la proporción de sus documentos y registros que tienen un importante componente geográfico. A la hora de escoger una solución de gestión documental resultó imperativo que el nuevo sistema pudiera integrar un sistema de información geográfico en una única estructura.
Hummingbird Enterprise for ESRI ofrece un interfaz para todo el contenido empresarial relacionado con los activos gestionados con un sistema de información espacial. Los usuarios de la Tarrant Regional Water District podrán con el nuevo sistema abrir un mapa, hacer clic en una determinada parcela de tierra e inmediatamente visionar todos los documentos asociados a esa parcela tales como los acuerdos de compra y venta, garantías, escrituras o cualquier otro registro relacionado.
El sistema ArcIMS de ESRI fue el primero en instalarse en TRWD y posteriormente la compañía valoró tres soluciones de Gestión Documental que pudieran integrarse con el sistema GIS. La solución finalmente implementada incluye además de a Hummingbird a DOC-Locator de Farragut Systems y a Kofax Ascent Capture.
Según fuentes de la Tarrant Regional Water District, la utilización de Hummingbird Enterprise ha reducido drásticamente el número de copias de un determinado documento utilizadas por la organización, ha ayudado a gestionar de manera más eficiente la retención de documentos, permite responder más rápidamente a las peticiones de documentación.
En el caso de pleitos, permite a la TRWD responder de manera más rápida y precisa. Reduce además el espacio de almacenamiento requerido para papeles, ofrece una visión única de la posesión de documentos por distritos, y permite a los trabajadores de las oficinas satélites ahorrar desplazamientos pudiendo acceder a toda la información requerida para sus trabajos a través de un único repositorio central de contenidos.