En 2015, SIMBIOE una consultora especializada en la gestión de edificios (Facility Management), decidió atender a la demanda que le proponían sus propios clientes de contar con una solución informática que aglutinase en una sola herramienta toda la documentación del inmueble. Así nació QUIONIA INFORMATION SYSTEM, un aplicativo 100% Cloud, desarrollado íntegramente por SIMBIOE, que permite al gestor o propietario del edificio conocer, en tiempo real, con qué documentación debe contar dicho inmueble y cargar las continuas actualizaciones documentales que se requieren. Todo con el objetivo de cumplir normativa vigente.
Marc Blasco, CEO de Simbioe e impulsor de QUIONIA IS señala que «lo que empezó siendo una herramienta de uso propio se ha convertido en uno de los servicios más demandados por nuestros clientes. Hemos pasado del Excel dónde debíamos verificar manualmente si cada edificio contaba con la documentación adecuada a una software que nos permite llevar esta control de una forma continuada y fácil.
Blasco también añade que «y lo que es más importante, permite a nuestros clientes evitar los errores en la aplicación de la normativa de mantenimiento de forma generalizada y no tener presente el cumplimiento de algunas inspecciones y revisiones obligatorias».
Continua actualización administrativa
En cuanto a los aspectos más técnicos, QUIONIA IS permite cargar toda la documentación en un solo aplicativo, donde ésta queda guardada, organizada y clasificada automáticamente. Además cuenta con perfiles individuales, por lo que el propietario o gestor controla en todo momento qué personas tienen acceso a la información y el nivel permitido que puede ser de sólo lectura o con capacidad de editar o subir información. A su vez está dividido por categorías (mantenimiento, seguros, PRL, contratos,…), por lo que se puede autorizar a alguien a que solo pueda acceder a una de ellas.
Pero para Marc Blasco, «el principal valor añadido es su continua actualización de la normativa a nivel estatal, autonómico y municipal, para que los clientes no pasen por alto ningún cambio. Además la herramienta dispone de otras utilidades como control de inventario basado en estándares, asignación de procesos y procedimientos de mantenimiento para licitaciones, gestión de eventos e incidencias, etc.»
Quionia IS, previa definición del edificio y sus elementos e instalaciones, indica las inspecciones y revisiones a realizar y permite cargar los documentos a medida que son generados. Además, permite gestionar incidencias y no conformidades, obteniendo toda la información técnica relevante y permitiendo la toma de decisiones. Y todo esto desde la movilidad más absoluta ya que puede gestionarse desde PC, móvil o tableta.
Junto a ello, su potente motor de reporting, facilita la consulta de documentos e informes en cualquier momento, filtrando por edificio, activo, elemento de inventario, fecha o cualquier concepto relacionado. Quionia IS cuenta también con un cuadro de mandos, el cual ofrece indicadores de gestión que permiten en todo momento evaluar el estado de la gestión documental de sus activos. Estos indicadores son los Acuerdos de Nivel de Servicio con empresas de mantenimiento.
Gestión de 250 inmuebles a finales de 2019
Tan sólo dos años después de su lanzamiento al mercado, más de 180 edificios, pertenecientes a un decena de clientes, disfrutan de esta solución. Se trata de centros comerciales, colegios, oficinas, centros sociosanitarios y museos, entre los más destacados: la cadena CINESA, el Consorci del Museu de Ciències Naturals de Barcelona, el Parc Científic de Barcelona y varios centros del International School Partnership Limited.
Esta cartera de clientes —que SIMBIOE prevé aumentar a 250 a finales de 2019—, se completa con otros como promotoras inmobiliarias, fondos de inversión y family offices que ven en el software la solución perfecta para tener al día toda la documentación de un edificio, algo que agiliza los procesos de due dilligence y puede agilizar los procesos de compra y venta.