Seguros Pelayo ha llevado acabo un proyecto a través de un acuerdo alcanzado con AdeA, empresa de consultoría que ofrece servicios de gestión documental, que busca mejorar sus recursos y mejorar en la calidad de sus servicios. Más abajo fragmentos del comunicado de prensa.
El proyecto se ha planificado con una implantación en fases, en las que se han incluido las diferentes adecuaciones de las instalaciones en el centro integral de Pelayo en Getafe (Madrid), en base a los requerimientos técnicos legales, el suministro de todos los medios humanos, a través de la cesión de los empleados de Pelayo que pasan a formar parte de la plantilla de AdeA y los medios técnicos necesarios para dar continuidad al operativo documental.
Como tarea previa, la consultora ha realizado un estudio del archivo y el almacén existentes con el objeto de maximizar el espacio y optimizar ambas gestiones, adaptando la operativa existente a las novedades que se irán introduciendo en las distintas fases. Uno de los elementos que Pelayo incorpora con este proyecto es la adecuación de su operativa al software AdeaNet.
Este nuevo sistema proporciona a Pelayo, entre otras funcionalidades, un conocimiento en tiempo real de la documentación custodiada, nuevas entradas de documentación, consultas en proceso, expurgos. A la vez, permite controlar los diferentes niveles de referenciación, realizar consultas en todas sus tipologías, o generar informes en sus múltiples opciones documentales.
Por otra parte, AdeA garantiza la seguridad electrónica de la gestión documental de Pelayo, mediante su certificación ISO 27001:2005 y la adecuación a procedimientos de Gestión Medioambiental avalada por la certificación UNE EN ISO 14.001:2004, poniendo a disposición de Pelayo un Plan de Acción Medioambiental para todas las ubicaciones en las que se llevarán a cabo las tareas de almacenamiento.