Las organizaciones de Recursos Humanos (RRHH) están sometidas a una constante presión para procesar de forma precisa el alto volumen de peticiones de los empleados y cumplir, a su vez, con las complejas normativas de retención y seguridad de los datos. Al mismo tiempo, las empresas utilizan una gran variedad de formularios de RRHH o relacionados con ellos para completar los registros de los empleados a lo largo de todo el ciclo de vida del contrato de un trabajador con la compañía. Se espera que el departamento de RRHH sea capaz de generar, mantener y recuperar esos documentos de empleados al momento -ya estén en formato electrónico o papel-.
Con esta solución, las empresas pueden crear un completo archivo digital de todos estos documentos y organizarlos para su búsqueda y acceso instantáneo. Todos los documentos electrónicos y en papel relacionados con los empleados, jubilaciones, contratos y solicitudes de trabajo, así como datos maestros de SAP ERP HCM, pueden extraerse de los archivos digitales de los empleados. De esta forma, el personal de RRHH puede desarrollar las tareas administrativas de manera mucho más rápida y sencilla.
SAP Employee File Management soporta una amplia gama de escenarios de autoservicio que liberan al personal de Recursos Humanos de las consultas rutinarias tanto de los compañeros de trabajo como de la dirección. La aplicación también facilita el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio en entornos de servicios compartidos al ayudar a los empleados de RRHH a encontrar rápidamente todo lo que necesitan y procesar las peticiones más rápida y eficientemente.
El personal del departamento de Recursos Humanos accede a las funciones de SAP Employee File Management desde la interfaz de usuario de la aplicación, mientras que el resto de los empleados pueden acceder a los ficheros a los que estén autorizados a través de los portales de empleado o directivo en modo autoservicio desde la aplicación de Recursos Humanos de SAP, SAP ERP HCM. Utilizando la funcionalidad de acceso invitado, cada empleado puede acceder fácilmente a su fichero online de empleado a través de la Web, y los directivos pueden ver también los ficheros de sus empleados. Los empleados pueden visualizar únicamente los contenidos de sus propios ficheros y tienen acceso limitado según su derecho legal a ver los documentos.
Otras capacidades y funcionalidades clave de SAP Employee File Management incluyen:
• Consolidación de ficheros digitales y en papel – Las funciones de escaneo y captura de imágenes ayudan a eliminar los ficheros en papel, permitiendo a las organizaciones recopilar, digitalizar y centralizar todos los documentos de RRHH de cada empleado.
• Búsqueda – Una estructura intuitiva de carpetas e imágenes en miniatura ayuda a encontrar los documentos rápidamente y saltar directamente desde registros de documentos digitales a transacciones SAP ERP HCM.
• Automatización de procesos – El workflow integrado soporta una revisión completa y procesos de aprobación, así como consultas rutinarias relacionadas con los documentos.
• Gestión de retención de documentos y archivado – El personal puede archivar de forma segura documentos de empleados según las normativas legales como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en España.