Salvesen Logística (www.salvesen.com), compañía especializada en distribución de mercancías alimentarias, ha desplegado las soluciones de software documental de DocPath para mejorar los procesos de control interno relacionados con la gestión de sus albaranes.
La gestión del albarán ha sido uno de los procesos más críticos al que ha tenido que enfrentarse esta compañía, así lo ha asegurado Jorge Luque, Director de Proyectos en Salvesen Logística: “El foco de nuestro negocio consiste en trasladar los productos que nos demandan nuestros clientes y con ellos los albaranes que justifican la realización del servicio contratado. La gestión del albarán es crítica para nosotros y la única manera que tenemos de llevarla a cabo de forma exitosa es digitalizando estos documentos y almacenándolos controladamente”.
Llegar a esta conclusión fue sencillo, según indica Jorge Luque: “Hacia el año 2005 Salvesen Logística ya había experimentado un crecimiento importante. El volumen de albaranes que teníamos que gestionar era demasiado elevado y hacerlo manualmente empezaba a resultar insostenible”.
A partir de ese momento, la compañía empezó a estudiar las diferentes soluciones disponibles en el mercado. Se confeccionaron unas pruebas de estrés para ver qué aplicación se ajustaba mejor a sus necesidades.
Salvesen tiene diferentes oficinas, pero los centros de proceso de datos se encuentran centralizados en Madrid y Barcelona. La solución elegida debía respetar ese entorno distribuido y permitir el trabajo en local, reduciendo al mínimo el consumo de ancho de banda. “Una vez realizados, los test que habíamos planificado demostraron que DocPath Remote Office Printing era la opción más recomendable por su versatilidad, capacidades y presencia en el mercado”, afirma el Director de Proyectos.
Una vez seleccionada la solución, el proyecto se dividió en dos fases. En la primera, se llevó a cabo la digitalización de los albaranes de Danone, que representan una parte importante del volumen del operador logístico. Según ha manifestado Jorge Luque, esta fue la parte más crítica de la implementación: “Para garantizar el éxito del proyecto, hicimos un piloto en el Centro de Sant Cugat del Valles que tuvo una duración de seis meses. Durante este tiempo, realizamos los desarrollos, detectamos los fallos e hicimos las correcciones oportunas. Después, se extendió ese piloto al resto de nuestras oficinas, un proceso que resultó rápido y sin complicaciones”.
A lo largo de la segunda fase, se realizaron las modificaciones oportunas en los formularios para adaptarlos y extender la solución al resto de clientes. En paralelo se llevaron a cabo una serie de desarrollos internos que permitieran estandarizar todo el proceso de gestión de albaranes. Según el Director de Proyectos: “ahora el proceso es mucho más claro y sencillo, garantizando que la información llega adecuadamente al cliente”.
Actualmente, Salvesen Logística imprime unos ocho millones de documentos al año. “Gracias a DocPath Remote Office Printing podemos realizar todos los procesos relacionados con la gestión de los albaranes de forma automatizada, lo que nos permite controlar mejor nuestros procedimientos y ofrecer a nuestros clientes una garantía y fiabilidad mayores en los servicios que les proporcionamos”, explica Jorge Luque.