El sistema Kdoc empleado para el tratamiento documental ha constado de diferentes fases. En la primera, o Fase de Entrada, se ha realizado toda la preparación manual de la documentación haciendo especial hincapié en el control de la recepción de los documentos, en la identificación de incidencias y en la separación por tipos de documentación (planos, documentos doblados, etc) para su posterior proceso automatizado.
La Fase de Tratamiento y Proceso ha permitido, mediante la digitalización de la documentación y su posterior indexación, la identificación de cada documento.
Cada proyecto de Retail Parks consta de diferentes tomos con documentación muy diversa: planos, memorias, fotografías,… Para realizar el tratamiento documental se seleccionaron las diferentes fuentes de tratamiento digital para optimizar el resultado en imágenes. Posteriormente se unieron los diferentes elementos que componen cada tomo en diferentes archivos PDF.
Según Esther Martinez, responsable de Gestión Documental de Retail Parks “La implantación del nuevo sistema de Gestión del archivo de Proyectos ha contribuido a que todos los miembros vinculados al mismo puedan consultar cualquier tipo de información online independientemente del lugar donde se encuentren. Todo ello aporta una optimización del tiempo de búsqueda y respuesta a la vez que preserva la documentación original de posibles extravíos o deterioros.”