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Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
Comprendiendo las Tablas de Retención Documental
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservarcada tipo de documento? La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos. ¿Cómo podemos resolver todas estas necesidades?
Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe elaborar un Cuadro de Clasificación Documental(CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD)y finalmente definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la Tabla de Retención Documental (TRD).
La mejor solución: un software de Gestión Documental
Llevar el registro de los tiempos de archivo de cada tipo de documento, los cambios de estado y el momento adecuado para eliminar definitivamente cada archivo de forma manual, puede ser una tarea extremadamente laboriosa.
Si Ud. necesita gestionar las Tablas de Retención Documental de su organización, la mejor forma de hacerlo es utilizando un Software de Gestión Documental
Un gestor documental (o software ECM como también se ha llamado recientemente) cubre todas las necesidades técnicas para solucionar este problema: almacenamiento en la nube, organización del flujo de trabajo para los cambios de archivo, formas de compartir archivos entre los diferentes usuarios y muchas otras características propias de un software para la gestión de documentos.La gestión manual de Tablas de Retención Documental, aunque es posible está quedando en desuso por laboriosa.
Agenda del webinar
En el webinar haremos una introducción a las Tablas de Retención y haremos una demostración de cómo implementarlas con R2 Docuo.
Dejaremos un amplio turno de preguntas para que pueda plantearnos dudas y cuestiones.