La solución de Gestión de Expedientes Electrónicos está construida sobre la plataforma SAP NetWeaver, basada en arquitectura SOA, estándares abiertos, y se apoya en la funcionalidad estándar de SAP Records Management y SAP Case Management.
iG4S permite independizar el flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan, agilizando de esta manera los procesos de intercambio de información y de toma de decisiones. Incluso, al ser una herramienta de gestión completa -integrada e integrable-, entronca perfectamente con los conceptos de expediente electrónico y Administración “sin papeles”.
A través de iGESTIONA for SAP Software, ambas consultoras pretenden dar respuesta de manera proactiva a la creciente demanda de proyectos de Administración Electrónica en aquellos clientes donde la tecnología SAP juega un papel protagonista. Sin duda, con iG4S se marca un nuevo hito en la colaboración de estas compañías, iniciada hace ya varios años.
iGESTIONA for SAP da un paso adelante a la hora de garantizar la agilidad y rigurosidad en la gestión de procesos administrativos, expedientes y en general de cualquier actividad que requiera de la ejecución secuencial de una serie de acciones -desde la estandarización de flujos de aprobación al expediente administrativo más complejo-, y en cualquiera de las áreas de la empresa, ya sea la administrativa, la contable, la logística o los recursos humanos, entre otros.
Asimismo, permite la definición en el sistema a través de parametrización, disminuyendo el esfuerzo de desarrollo de las distintas secuencias de trámites/pasos a realizar, sus fases, los responsables y los plazos, así como de los documentos que se tienen que incorporar o generar por la aplicación en cada uno de los pasos. En este sentido, e igual que ocurre con las distintas soluciones de SAP Business Suite, la herramienta está abierta a su integración con sistemas de gestión documental certificados por SAP, como son Documentum, Common Store, Open Text, invesdoc o el propio SAP Content Server.
La solución iG4S se adapta a las últimas novedades legislativas relativas a la Administración Electrónica, siendo una solución adecuada para el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Resulta, por tanto, una herramienta especialmente útil para las Administraciones Públicas, pues les permite cumplir su obligación de facilitar la comunicación electrónica con el administrado. Igualmente cumple con las disposiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de desarrollo aprobado en 2007, lo que convierte a iG4S en una solución apropiada para todos los sectores.
Desde el punto de vista tecnológico, iGESTIONA for SAP Software destaca por ser una solución con arquitectura de servicios SOA, construida bajo los requerimientos SAP Certified Powered by SAP NetWeaver y SAP Certified Integration via Enterprise Services. Se trata, asimismo, de un aplicativo con componentes fácilmente integrables a través de interfaces, basados en estándares: SOA, Web Services o mensajes XML, que facilitan su integración con el resto de aplicativos dentro de una organización y con el exterior.
Para la gestión de documentos, iG4S, a través de la integración con las herramientas ofimáticas, permite la generación de documentos a partir de plantillas, lo que posibilita la perdurabilidad de los mismos mediante estándares ISO (PDF/A, etc.), y facilita la posibilidad de archivado de los documentos generados. En la misma línea, la integración con soluciones y estándares de firma electrónica permite otorgar validez legal a la producción documental.
En realidad, esta completa solución para la tramitación electrónica se sirve también de herramientas como el correo electrónico, la generación de formularios interactivos de Adobe, el envío de SMS y la firma electrónica mediante certificados digitales, entre otros, agilizando así el proceso de tramitación, apertura de expedientes, aportación de documentación requerida, subsanaciones y comunicación con terceros.