El propósito principal de un sistema de gestión documental es asegurar que usted puede encontrar rápidamente lo que busca cuando lo necesite. Pero aquí tiene 15 consejos para gestionar archivos en compañías del sector del derecho sin utilizar una solución de gestión documental.
Los consejos son:
1. Si usted opera fuera de la red, organizar sus archivos en un único lugar, el servidor.
2. Sea consistente en cómo asignar las computadoras de su empresa a la red. Si los archivos se
3. Almacenar los archivos en su propio directorio.
4. Organizar los archivos por tipo.
5. Crear el archivo al empezar a trabajar en él.
6. Asegúrese de usar una constante de asignación de nombres de archivos.
7. Intente utilizar nombres cortos.
8 Use las fechas cuando se nombra a determinados archivos.
9. Para los archivos precedente u otros archivos que no desea cambiar, considere la protección de los archivos contra el cambio accidental.
10. Crear carpetas dentro de carpetas para cada archivo.
11. Cuando se trabaja con los archivos del cliente, considerar la creación de un directorio independiente.
12. Utilizar signos en el cambio de nombre de los archivos, para mayor comodidad.
13. Crear un acceso directo a sus archivos en su escritorio.
14. Instale un programa de motor de búsqueda de escritorio.
15. Haga regularmente copias de seguridad de sus archivos.