¿Qué es la Gestión de Publicaciones CrossMedia?

Editorial

hace 10 años

Multitud de empresas en diversos sectores industriales requieren de la edición, gestión, archivo, búsqueda y publicación de grandes cantidades de documentación, contenido e información.

Empresa Industrial en el País Vasco

Imaginemos por ejemplo un fabricante de electrodomésticos de la Cooperativa Mondragón, en el País Vasco. Por normativa legal ha de publicar manuales de instrucciones diferentes y en varios idiomas para cada uno de los aparatos que produce.

Pero no sólo esto, también ha de publicar diferentes versiones de manuales para cada una de las variantes de una misma línea de producto. Pongamos por caso las lavadoras. Nuestro fabricante vasco virtual fabrica lavadoras de carga superior y de carga normal. Pero además fabrica lavadoras de carga superior con diferentes prestaciones y precios. Lo mismo pasa para las lavadoras de carga normal.

Para cada una de ellas han de editarse manuales, certificados de garantía y demás papelería que todos conocemos. Ha de editarlo, claro está, en vasco y castellano para España. Pero es que además exporta sus productos a varios países del Este amén de a Alemania, Gran Bretaña e Italia.
Por lo tanto cada modelo de lavadora (sea de carga superior o normal) requiere de la edición, gestión y publicación de manuales en 10 idiomas.

Pero aquí no acaba la cosa. El departamento de márketing de nuestro fabricante virtual vasco está exigiendo a los departamentos de producción la generación de los manuales en .pdf para que los usuarios, previo registro, puedan acceder a los mismos vía Internet.
Además, como de todos es conocido, el fabricante suele lanzar una media de 2 versiones anuales de cada una de las lavadoras, cambiándose sólo unos cuantos detalles de los manuales. Por lo que requiere de reutilizar el contenido de manuales pasados, y modificar párrafos o capítulos para informar de las nuevas funcionalidades o cambios registrados.

Manuales con Gráficos

Los manuales requieren de gran proliferación de gráficos, dibujos y fotos, que han de ser, igualmente, reutilizados en las diferentes ediciones. Imaginemos por ejemplo el gráfico en el que, en todas las lavadoras, se explican las diferentes variantes de enchufes (modelo inglés, modelo europeo).
La lavadora como cualquier otro producto que se quiera vender (técnico, servicio, financiero) utiliza componentes distintos, sea un display, un mando,… de los que tengo descripciones específicas hechas y que a su vez aparecen en múltiples manuales o documentos. Es decir debemos reutilizar y versionar el mismo contenido en diferentes publicaciones.

La no utilización de una gestión de publicaciones obliga a mantener de forma independiente (y repetitiva) las «n» descripciones de cada elemento en cada manual o publicación en la que aparece, haciendo casi imposible asegurar la integridad del contenido (es decir que las descripciones de esos componentes estén siempre actualizadas por igual en todos los manuales en los que aparecen).

La utilización de una gestión de publicaciones XML, permite editar una única descripción de cada pieza o componente con sus gráficos, imágenes,.. y que esa edición sea suficiente para todas las publicaciones en las que aparece.

Miles de manuales

Multipliquemos los «n» manuales editados para las lavadoras por los manuales requeridos por las diferentes líneas de producto que fabrica nuestra empresa virtual: televisores, radios, lavaplatos, secadoras de ropa…
Nos encontramos ante la producción anual de miles o millones de páginas de contenido, un buen equipo de redacción, y la necesidad de gestionar una abrumadora cantidad de documentación e información. El equipo de redacción además no estará ubicado en un único centro de trabajo sino que estará disperso geográficamente, amén de repartido en diversos departamentos. Esto quiere decir que será necesario establecer sistemas de Workflow sólidos, flexibles y escalables, elementales en todos los procesos de edición.

Bien. ¿Qué tipo de software cree usted que debería buscar nuestra empresa vasca virtual para resolver tamaño reto técnico? Los gestores de contenidos o gestores documentales tradicionales son una primera y típica respuesta. Pero estos sistemas clásicos son, paradójicamente, excesivamente modernos en su gran mayoría. ¿Por qué? Porque no están preparados para conectarse con los sistemas tradicionales de impresión en papel.

Generar una publicación PDF o impresa con calidad profesional con sus índices y tablas de contenido; sus ajustes tipográficos y control de espacios propios de una publicación de calidad; la integración necesaria con las herramientas como Quark o InDesign necesarias en este entorno y demás parafernalia de edición requiere de una experiencia y de un enfoque que la mayoría de «gestores de contenido» clásico no resuelven bien. No digamos los gestores documentales.

XML

Pero además, hoy, el sentido común de cualquier experto en la materia, lleva a exponer un hecho claro: es necesaria la edición y el marcado en XML en origen de toda la información. Porque desgraciadamente lo que suele ser más dificil en la gestión de la información actual, no es introducirla y editarla la primera vez, y ajustarla a los formatos requeridos (web, pdf, wap…) sino reutilizarla y encontrarla cuando se necesita.

Para ello hoy se impone la utilización de estructuras de metainformación adecuadas a cada industria (por ejemplo la que sea pertinente en los manuales de electrodomésticos en el caso que nos ocupa). La edición de este tipo de contenidos de forma nativa en XML es imprescindible. Lo cual genera un problema añadido: es imprescindible también el almacenamiento y gestión de la metainformación en bases de datos nativas XML, porque las bases de datos relacionales (es sabido) se organizan en filas y columnas, y esto, para el XML no vale. Se queda corto.

Estamos pues ante unas necesidades técnicas muy determinadas. ¿A dónde tiene que ir a buscar nuestra empresa virtual vasca? A los fabricantes de sistemas editoriales para la prensa. Aquel que sabe como gestionar la información, las fotografías y los documentos que manejan las grandes redacciones de periódicos como El País o El Mundo, dé por seguro que sabrá manejar cualquier volúmen de información y contenidos. Pero además, da la casualidad de que son ellos los principales expertos en gestionar la convergencia de medios papel-digital. Y son estas tecnologías las que permiten hoy por hoy disponer de un repositorio único de contenidos que luego se publicará en el medio que sea necesario.
Hay un último elemento que me gustaría resaltar. España, en general, no es tierra de grandes fabricantes de softwore corporativo, salvo honradísimas excepciones. Pero hay un terreno tecnológico en el que destaca a nivel mundial: el de los sistemas editoriales para la prensa.

Uno de estos fabricantes de soluciones editoriales para la prensa es Seinet, con base en Madrid, y fabricante de Xtent Publishing Suite, una suite de software para la gestión y edición masiva de información y contenidos cross publishing

¿Quién puede estar interesado en este dipo de software?
¿Quién puede estar interesado en este tipo de software? Desde mi punto de vista, evidentemente todo aquella empresa editora, ya sea de revistas, periódicos o libros. Pero la lista se extiende a toda aquella empresa o departamento que vendan productos o servicios para los que requiera de la publicación habitual de documentación permanentemente actualizada con calidad profesional en diversos soportes (papel, web, móviles…)
Me refiero a fabricantes industriales (piezas de maquinaria), servicios financieros, fabricantes de automóviles, astilleros, fabricantes aeronáuticos, editores de legislación… La lista, como se ve, es interminable.