A través de esta solución integrada, OpenText permite a las empresas transmitir grandes paquetes de documentos críticos a sus clientes y partners fuera del firewall de forma más rápida que con los métodos tradicionales, como el protocolo de intercambio de ficheros (FTP), mejorando a su vez la eficiencia para el usuario, seguridad y cumplimiento normativo empresarial.
Hay muchas empresas de una amplia variedad de sectores, como la ingeniería, el energético y la minería, que utilizan soluciones de transmisión para transferir documentos críticos, – como contratos, planos, especificaciones, cálculos u otra información – entre sus clientes o partners, normalmente con el fin de revisar, aprobar o implementarlos. Estos paquetes son registros de negocio oficiales, y son la base de muchas decisiones y resultados contractuales, y a menudo se utilizan para determinar la responsabilidad legal y diligencia documental en litigios o reclamaciones. Intentar enviar esta clase de archivos críticos a través de prácticas antiguas, como servicios FTP, USB, DVDs o el correo electrónico personal resulta ineficiente, puede dar lugar a errores y, además suponer un riesgo de seguridad para las empresas y personas involucradas.
«Cada vez más, la información electrónica está trascendiendo los límites de la empresa tradicional. Las compañías ágiles necesitan un método simple y seguro para intercambiar grandes volúmenes de información – entre empresas de ingeniería, abastecimiento y construcción (EPCM, en sus siglas en inglés), proveedores o empresas de servicios y autónomos «, señala Muhi Majzoub, vicepresidente senior de Ingeniería de OpenText.
«Mediante la integración de Managed File Transfer con Transmittals Management, OpenText ofrece el control y la seguridad de los procesos de control de documentos tradicionales, junto con la velocidad y la flexibilidad que necesitan los actuales equipos de trabajo móviles.»
Los correos electrónicos impiden habitualmente enviar archivos con un tamaño superior a los 10 MB. Con la solución integrada EIM de OpenText, las empresas pueden utilizar el interfaz Transmittal Management para enviar archivos de gran tamaño de la forma más rápida y segura a los clientes y socios fuera del firewall, mejorando enormemente la eficiencia del usuario, los tiempos de entrega y el cumplimiento normativo.
«La gestión y el uso compartido y seguro de información es la base de la excelencia en ingeniería y gestión de proyectos. Garantizar que los paquetes de documentos de ingeniería y de gestión de contratos puedan ser organizados e intercambiados con socios, proveedores y contratistas de forma eficiente y confidencial es fundamental para la exigencia de responsabilidades, minimización de errores y resolución de conflictos sobre contratos «, manifiesta Sid Snitkin, vicepresidente de los Servicios de Asesoría Empresarial, ARC Advisory Group.