The Open University decidió utilizar un único sistema para la gestión de los contenidos y de los activos digitales que le permita gestionar no sólo los gráficos o archivos de audio sino cualquier materia que pueda ser utilizado por sus estudiantes. Con anterioridad a la implementación prevista, diferentes unidades de The Open University han estado utilizando diferentes soluciones para la gestión de sus diversos cursos.
La consolidación de los sistemas de gestión y almacenamiento supondrá que el sistema de Documentum utilizado gestionará cerca de 50 terabytes de información, almacenando los nuevos documentos en formatos de almacenamiento de disco.
El sistema ha sido diseñado de manera que si un documento publicado no ha sido leído en un mes, este documento pueda ser traspasado desde un almacenamiento de acceso rápido pero más caro a otro formato más lento y económico. De igual manera, otra regla podrá hacer que transcurrido otro periodo sin utilizar, el almacenamiento de este documento pase a hacerse en cinta.
El nuevo sistema, cuyo funcionamiento definitivo está previsto para mediados de este año, se integrará con el área de acceso de material para los alumnos y permitirá que el personal de la Open University pueda acceder a los materiales más actualizados.