La Universidad de Columbia (EE.UU.) ha conseguido reducir de cinco días a dos horas procesos administrativos de sus departamentos de admisión de alumnos, ayuda financiera y operaciones gracias a la implementación de la solución de ECM OnBase de Hyland Software. De esta manera, sus profesionales pueden dedicar más tiempo a la evaluación de casos y no a acciones operativas manuales, a la vez que han resuelto el problema de espacio que les suponía guardar expedientes en continuo crecimiento.
Este despliegue de automatización realizado por la distribuidora de OnBase Matrix consistió en implantar una solución basada en servidor que se integra con el Sistema de Informaciones de Estudiantes. El sistema de red y comunicación se distribuye a través de la Ethernet del campus y el acceso externo al sistema a través de internet se realiza por medio de una red privada virtual (VPN). Con almacenamiento redundante, el sistema mantiene cada archivo durante todo su ciclo de vida: 12 años.