La proveedora de soluciones de gestión y distribución de documentos Oce desarrollará una solución para la automatización de las tareas propias de la sala de recepción y distribución de correo en las empresas en conjunción con soluciones de record management y gestión de documentos digitales.
La solución anunciada por Oce incluirá un sistema de escaneado en el punto de recepción de correo junto con un software de reconocimiento, distribución y retención. Los sistemas de correo estarán integrados con un hardware para impresión y copia digital con protección por palabra clave. Las soluciones estarán unidas por una política de gestión de registros que asegure que todo el correo y los documentos de las compañías sean guardados de acuerdo con las regulaciones y mejores prácticas.
La solución diseñada por Oce supondrá los siguientes procesos en su funcionamiento:
En primer lugar, el correo será abierto con un equipo automático. Una imagen de cada pieza de correo será capturada utilizando escáneres de alta velocidad y convirtiéndola a texto utilizando software OCR. Los archivos de correo podrán ser indexados y buscados según hora y fecha.
El correo podrá ser entregado a su destinatario mediante la extracción de la información al respecto extraída con el software de reconocimiento óptico de los caracteres (OCR). Esta información será contrastada con una lista de empleados, departamentos y localizaciones. Este software es lo suficientemente sofisticado para reconocer los nombres de departamentos o de empleados a pesar de las faltas de ortografía, abreviaciones, apodos o sufijos.
El correo es entregado mediante un software para la distribución inteligente en forma de correo adjunto o a través de un hipervínculo a una base de datos. Finalmente una política de retención de registros será la que determinará la manera y plazos en los que serán guardados la copia electrónica y en papel de cada correo.
Algunos estudios norteamericanos han estimado el coste de la apertura y distribución del correo y fax entre los 40 centavos y 1 dólar por carta. Este sistema digital permitirá ahorrar el tiempo y el dinero empleado en la distribución física de correos y fax, posibilitando además la búsqueda de los documentos en papeles de igual manera que se hace con los correos electrónicos.
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