La gestión de casos es un proceso que exige a las soluciones de software reproducir procesos manuales muy específicos, que por lo general involucran procesos basados en papel que requieren tareas muy intensivas con participación física de diferentes sectores. Las soluciones de CMSF deben entonces adaptarse a estas rutinas de forma transparente para ofrecer un ahorro en tiempo real a través de las gestión del ciclo de vida de los casos, incluyendo el procesamiento de la información, la recuperación de las búsquedas, y el archivado de datos.