DocuWare REQUEST permite archivar documentos en cualquier medio de almacenamiento; asimismo, brinda eficaces funciones de visualización y búsqueda, búsquedas de texto completo y un visor que soporta formatos externos.
Los archivadores móviles creados con DocuWare REQUEST constituyen una solución eficaz para cada situación, ya sea en la distribución de documentos, el archivado a largo plazo o la recuperación en caso de desastre. Puede almacenar archivadores completos o sólo determinados documentos en cualquier medio de almacenamiento, entre otros CD, DVD, Blu-ray Disc, memorias USB o unidades de disco duro externas, sea cual sea el formato o volumen. Por ejemplo, puede archivar aproximadamente un millón de páginas escaneadas en una unidad Blu-ray Disc de 50 GB, que corresponde a unas 2.000 carpetas de documentos. Además, se puede acceder en cualquier momento y lugar al archivador móvil, y sin necesitar ningún cliente DocuWare. Los medios de almacenamiento compactos se suministran con las funciones de búsqueda y visualización, búsquedas de texto completo y el visor de formatos externos. Como no hay que instalar software, la búsqueda es sumamente rápida.
Los períodos de retención normativos estipulan que los documentos se deben archivar durante muchos años. Sin embargo, con el paso del tiempo el software utilizado para crear facturas puede quedar obsoleto y dejar de comercializarse. DocuWare REQUEST almacena los documentos independientemente del sistema. De este modo, se puede acceder a ellos incluso varias décadas después.
Las aplicaciones más utilizadas incluyen servicios de venta y asistencia técnica a los clientes. Los agentes comerciales por ejemplo pueden utilizar filtros en DocuWare para crear sus propios DVDs de documentos que pueden incluir directrices, presupuestos, contratos, facturas y demás documentación relativa a ventas. A los ingenieros de servicio se les puede proporcionar un DVD con todos los manuales, los planos y las piezas de recambio para los equipos técnicos. De este modo, disponen de toda la documentación actualizada y accesible en cualquier momento sin necesidad de conectarse a Internet. Las actualizaciones periódicas no suponen ningún problema.
El nuevo DocuWare REQUEST 5.1 hace que la administración del escaneado de proyectos de gran tamaño sea un juego de niños. Un amplio sistema de administración de medios significa que, si los archivadores tienen un tamaño muy grande, la función de búsqueda, la base de datos y los documentos se pueden distribuir en varios medios de almacenamiento. De esta manera, el usuario puede decidir que en un DVD se guarden automáticamente sólo los nuevos documentos con toda la base de datos y que se envíe al cliente. La base de datos actualizada contiene la información del índice de todos los documentos, incluidos los que el cliente haya recibido en medios anteriores. Así, se garantiza que todos los datos siempre puedan buscarse en el DVD más reciente. El archivador central móvil esta siempre puesto al día.
DocuWare REQUEST se suministra en el paquete estándar del sistema de gestión documental. Gracias a ello, los clientes pueden disfrutar de una función de archivado a largo plazo sin costes de licencia adicionales.