Según la empresa de custodia y gestión de la información Iron Mountain, las reformas, cuyo objetivo es reflejar las necesidades cambiantes de lae conomía digital y defender los derechos a la privacidad de los datos de las personas, podrían ser difíciles de aplicar en el caso de la información en papel. Para ayudar a las empresas a que sus archivos en papel no infrinjan la normativa, Iron Mountain ha preparado la siguiente guía que recoge los aspectos clave del Reglamento General de Protección de Datos:
1 – Asegúrese de que puede encontrar la información que necesita. Antes de identificar o borrar la información, tendrá que poder encontrarla. La reforma blindará el “derecho al olvido” del consumidor en la legislación europea y las empresas tendrán que responder a las peticiones de borrado de información personal.
2 – Sepa que el papel tiene una doble o triple vida. Procesos claramente definidos para gestionar la información desde su creación hasta su destrucción pueden no ser suficientes. El papel se puede escurrir a través de fisuras en las políticas más estrictas de clasificación y almacenamiento de la información, al poder ser copiado o impreso fácilmente, susceptible además de ser abandonado en cualquier sitio, sin ningún cuidado, o incluso de ser trasladado fuera del entorno de un edificio seguro.
3 – Introduzca privacidad en sus procesos. El nuevo reglamento quiere que se reflexione acerca de la privacidad, influyendo en cómo se produce, gestiona y elimina la información.
4 – Acepte que algunas reglas simplemente no son válidas. Aspectos de la nueva regulación, tales como la portabilidad de los datos serán difíciles de aplicar a la información que únicamente está archivada en papel.