La puesta en marcha total será realizada en tres fases sucesivas que aseguren la perfecta adecuación de los empleados y la parametrización óptima de la herramienta.
En la primera fase, cada bufete implantará su propia gestión documental a través de Hummingbird DM, una poderosa solución capaz de gestionar el acceso documental de forma personalizada a través de las herramientas de uso común en el despacho: explorador de Windows, paquete Office de Microsoft, cliente de correo Outlook, etc. De esta forma se garantiza un acceso seguro a la información de la compañía y una gestión mucho más optimizada de la información.
En la segunda fase, se implantará Hummingbird Collaboration, la solución que permite la colaboración de diferentes perfiles a distintos niveles, en un entorno Web encriptado. Clientes, abogados colaboradores, socios o incluso terceras empresas tendrán acceso a un entorno de trabajo simultáneo sobre los mismos documentos.
En este entorno de colaboración se establecerá un canal de comunicación online entre el cliente, los abogados y los socios, de manera que cada consulta planteada tenga su respuesta y todas queden documentadas en el tiempo.
El sistema generará automáticamente los expedientes completos al final de cada caso, no sólo la documentación habitual, sino el total de las actuaciones, modificaciones, contenidos de las consultas realizadas a lo largo de la vida del mismo, agendas de las tareas y los foros, de tal forma que se pueda entregar al cliente final un CD con toda la información sobre el trabajo realizado.
La última fase consistirá en la creación de un repositorio común, accesible a través de una Red Privada Virtual. Con la total operatividad de la última fase, el conocimiento de Legister estará disponible para todos los usuarios autorizados, ya sea a través de las Redes Privadas Virtuales de cada bufete, ya sea a través de Internet.
Aumentar la competitividad
El objetivo de la adopción de Hummingbird como solución de Gestión Documental es aumentar la competitividad de Legister en un mercado cada vez más especializado, como es la abogacía.
A través de Hummingbird, Legister aprovechará las sinergias generadas en el día a día en sus despachos asociados, y podrá extender su presencia en todos los ámbitos de una manera rápida y efectiva. El mejor especialista de cada materia podrá orientar cualquier caso sin necesidad de moverse de su despacho. Igualmente, se podrán acometer proyectos de ámbito nacional e internacional con un intercambio de información seguro, fluido y controlado.
La escalabilidad y la modularidad están previstas en la implantación, para poder hacer frente a la posible ampliación del volumen de negocio sin un incremento desmesurado de los costes.
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