Según esta teoría, el ciclo de vida de los correos electrónicos puede ser dividido en tres diferentes fases: Fase Activa, Fase de Referencia y Fase de Evidencia. Como directivo de Open Text, el autor se refiere también en este artículo a la solución para la gestión de correos electrónicos de esta compañía, solución diseñada teniendo en cuenta estos tres estadios en la gestión de e-mails.