El problema de la gestión de los correos electrónicos debe de ser afrontado, según el autor de este artículo, dependiendo de las diferentes necesidades de retención de este tipo registros. Por lo tanto, uno de los primeros retos a superar ha de ser el de poder identificar y separar diferentes correos y determinar el periodo apropiado de retención de cada uno de ellos.
Según esta teoría, el ciclo de vida de los correos electrónicos puede ser dividido en tres diferentes fases: Fase Activa, Fase de Referencia y Fase de Evidencia. Como directivo de Open Text, el autor se refiere también en este artículo a la solución para la gestión de correos electrónicos de esta compañía, solución diseñada teniendo en cuenta estos tres estadios en la gestión de e-mails.