Como explica José Joaquín Loza, CIO de la Universidad Europea de Madrid, “considerando que la falta de información o su baja calidad generan ineficiencia en la toma de decisiones, hemos diseñado una estrategia global de mejora con dos objetivos básicos: actualizar y optimizar la actual plataforma tecnológica de acceso y análisis de la información corporativa y dotar al Comité de Direcc ión, Decanatos y jefes de Departamento de información de gestión básica y relevante para la toma de decisiones”.
Como pilar inicial del proyecto, la UEM seleccionó la tecnología de Information Builders, de la cual facilita el desarrollo e implantación de nuevos informes y suministra información útil e inmediata con el fin último de simplificar la gestión, optimizar la toma de decisiones y fortalecer la gestión presupuestaria de las distintas áreas y departamentos.
La Universidad se ha apoyado en la herramienta WebFOCUS para desarrollar e implementar un Data Warehouse donde almacenar y explotar toda la información operativa y financiera tanto de la UEM como de su Centro Adscrito de Valencia.
“El software de Information Builders nos permite incorporar consultas e informes predefinidos que facilitan el análisis de la información, así como diseñar una herramienta para que los usuarios avanzados puedan realizar sus propias consultas e informes”, informa Ruth Alcázar, directora de Planificación y Análisis Financiero, departamento que lidera la implantación a través de la Unidad de Información (UDI), adscrita al departamento de Planificación.
Igualmente y como producto más representativo, el Data Warehouse basado en WebFOCUS automatiza la entrega de informes operativos de gestión tanto a la dirección como a las distintas facultades y escuelas, “proporcionando una completa visibilidad sobre la marcha del negocio, el logro de objetivos operativos y estratégicos, la previsión de resultados, el seguimiento presupuestario y un sistema de alarmas centrado en los asuntos más críticos de la gestión”.
El nuevo Data Warehouse proporciona servicio a todos los departamentos de la UEM y del Centro Adscrito de Valencia, recogiendo información agregada de los sistemas de gestión académica, recursos humanos, CRM de ventas y contabilidad.
A la herramienta tienen acceso 150 usuarios de consulta con distintos niveles de responsabilidad y gestión, entre los que destacan el Comité de Dirección, los directores de Departamento Corporativos, decanos, directores de Área y Departamentos docentes y directores de las escuelas de Postgrado. La primera fase del proyecto 2012 (los inicios datan de una versión básica del 2007) ha consistido en la actualización, cambio de versión y emisión automatizada de un set de información crítica: el Informe Operativo de Gestión.