Informática El Corte Inglés, proveedor de servicios informáticos y de consultoría para el sector público y privado, ha obtenido recientemente la homologación por parte de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) para la solución InvesDoc DC, que realiza digitalización certificada de facturas.
La Digitalización Certificada es el proceso de transformación de facturas en formato papel en documentos electrónicos con el mismo valor jurídico que las primeras. Se trata, por tanto, de un proceso que da valor jurídico al documento digitalizado y que permite la destrucción de los originales, regulado a través de dos normas publicadas el pasado año 2007: la Orden EHA/962/2997 de 10 de abril y la Resolución de 24 de Octubre de la AEAT.
Entre los requisitos legales que se exigen en ambas normas para alcanzar la homologación, se incide de forma especial en la necesidad de garantizar la integridad de la factura, es decir, que el documento electrónico sea idéntico al documento en papel, no habiéndose alterando el primero durante el proceso. En la actualidad, sólo unos pocos proveedores tecnológicos cuentan con soluciones homologadas para la digitalización certificada, siendo Informática El Corte Inglés la compañía con mayor reconocimiento de mercado y líder indiscutible en el ámbito de la gestión documental (datos de DBK).
El proceso de digitalización certificada, que abarca desde la captura del documento mediante un dispositivo especializado hasta su almacenamiento en el gestor documental, impone determinados requisitos para que el procedimiento esté certificado como: la utilización de un software de digitalización certificado por la AEAT, que el proceso garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra, que ésta se rubrique con una firma electrónica avanzada o que los resultados se organicen en torno a una base documental, entre otros.
Los beneficios que este procedimiento aporta a las organizaciones son similares a los que se obtienen a través de la gestión documental en sentido general. Estos beneficios hacen referencia, por ejemplo, a factores relevantes como el ahorro de costes y tiempos, la eliminación de errores, el ahorro de espacio (por la eliminación de tareas manuales y del archivo de facturas en papel).
InvesDoc DC de Informática El Corte Inglés es una solución para la Digitalización Certificada de última generación, que permite llevar a cabo este proceso de una manera independiente, inmediata y totalmente automática, requiriendo una mínima supervisión. La solución garantiza un procedimiento ininterrumpido y sin intermediación alguna, con el fin de garantizar que no peligra la integridad de las facturas, desde el escaneo de las facturas en papel, hasta el almacenamiento de las facturas digitalizadas, donde el único punto de intervención por parte del operador es la preparación de los lotes de facturas en papel para su escaneo.
Entre las principales características de la solución destaca su capacidad para la digitalización masiva de facturas. InvesDoc DC está basada en la experiencia acumulada por Informática El Corte Inglés como líder en el ámbito de la gestión documental y se encuentra totalmente integrada con el popular gestor documental del proveedor, InvesDoc, que facilita el despliegue de un sistema para la gestión de documentos global. Se trata de un software que requiere un mínimo aprendizaje del usuario para su manejo y que proporciona una gran agilidad de Digitalización para la presentación a la Agencia Tributaria de las facturas en formato electrónico en las declaraciones trimestrales del IVA. La seguridad de la solución, por otro lado, evita cualquier duda acerca de la integridad de las facturas digitalizadas y las consiguientes dificultades que la misma podría suponer para la recuperación del IVA declarado a través de las mismas.
Las organizaciones públicas y privadas pueden acceder a la digitalización certificada de facturas con la herramienta InvesDoc DC, adquiriendo la herramienta en propiedad e implantándola en sus propias oficinas, o a través de los servicios documentales en outsourcing que la consultora tecnológica presta desde sus centros de servicios documentales en Madrid (Tres Cantos); Asturias (EspacioBlimea), Aragón (EspacioMonzón) y en el Valle del Nalón. El coste de las licencias de la solución en propiedad depende del número de Receptores de facturas (donde para cada “Receptor” se requiere la implantación de una infraestructura diferente), mientras que el coste del servicio externalizado se configura según el número de facturas digitalizadas.
En la actualidad, la Digitalización Certificada se ha reglado únicamente para el caso de las facturas. En los próximos años, sin embargo, se verá reglada previsiblemente también la digitalización certificada de otros múltiples tipos de documentos, donde los requisitos en cuanto a la homologación del software serán similares. En este proceso de evolución hacia la oficina y la administración sin papeles, la experiencia acumulada por Informática El Corte Inglés en la digitalización certificada de facturas le permitirá extender rápidamente las funcionalidades de sus soluciones para la digitalización certificada de cualquier documento. La compañía ya cuenta con una amplia experiencia en la digitalización de todo tipo de documentos, como albaranes, recetas médicas, etc. que, aún sin poder destruir el documento original en papel, aporta a las compañías un importante ahorro en tiempos, costes y flexibilidad de gestión.
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