La sociedad Deutsche Schiffahrts- Treuhand AG, dedicada a la supervisión intensiva de inversiones de capital en el sector naviero, genera y recibe numerosos documentos, éstos se almacenaban y analizaban de forma manual a través de expedientes de socio y embarcación en formato papel. En esta documentación se incluye, por ejemplo, el correo de entrada y salida en papel y los correos electrónicos Outlook entrantes y salientes así como distintos documentos generados electrónicamente en MS Word y Excel tales como circulares y cartas en serie.
Deutsche Schiffahrts-Treuhand eligió DOXiS Archivo y DOXiS Gestión de registros. La gestión de expedientes permite a la Deutsche Schiffahrts-Treuhand la creación electrónica de tres tipos de expedientes:
- Expedientes de embarcación, con todos los documentos relativos a una embarcación. Se crea un expediente naviero por cada sociedad naviera;
- Expedientes de socio con documentos relativos a una participación, por ejemplo, la participación de la correspondiente comunicación escrita, poderes, certificaciones fiscales, etc.;
- Expedientes colectivos de socio que recogen datos personales y direcciones y reúnen todos los expedientes de cada uno de los socios.
Acceda al Caso de estudio a través del archivo adjunto.