Las grandes multinacionales reconocen la importancia de contar con una solución para capturar y procesar todo el correo entrante, sin importar su contenido, formato u origen, pero desconocen como llevar este deseo a la realidad de una implementación que funcione.
Las grandes multinacionales reconocen la importancia de contar con una solución para capturar y procesar todo el correo entrante, sin importar su contenido, formato u origen, pero desconocen cómo llevar este deseo a la realidad de una implementación que funcione.
Esto es al menos lo que concluye un estudio independiente realizado por Byline Research comisionado por Captiva Software y llevado a cabo a partir de encuestas a organizaciones globales de servicios financieros. Las razones principales de la voluntad de la puesta en funcionamiento de un sistema de este tipo para la gestión digital del correo son, según este mismo estudio, la reducción de costes, la mejora en la eficiencia, así como objetivos estratégicos como un mejor servicio al cliente o mayor control en la gestión de la información entrante en la organización.
El estudio identifica junto con este deseo de implementación dificultades técnicas y organizacionales que impiden establecer una infraestructura coherente de gestión de estos documentos. El informe de Byline identifica como el obstáculo más significativo responsable de estas dificultades a la fragmentación de las responsabilidades sobre la gestión documental, ya que en la mayoría de los casos no existe una única persona o departamento que se ocupe de la totalidad de los formatos y medios implicados. En este sentido resulta significativo que tan sólo el 8 % de las organizaciones encuestadas considerara al CIO o Director de Tecnología como el responsable de las operaciones referentes al correo.
Otros datos del estudio de Byline Research indican que sólo un 22 % considera la gestión del correo como crucial para competir eficazmente, y que la reducción del tiempo empleado en hacer llegar una determinada información a la persona o grupo de trabajo adecuado es el beneficio más esperado de una implementación de este tipo.
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