La mayoría de empresas todavía utiliza herramientas del Office para la creación de facturas y órdenes de compra

Editorial

hace 10 años

El estudio, llevado a cabo a partir de la realización de encuestas a 500 responsables de las áreas de facturación y pagos de otras tantas compañías norteamericanas, revela que las organizaciones siguen utilizando sencillas herramientas de escritorio tales como los procesadores de texto (73 %) o las hojas de cálculo para generar documentos como facturas, órdenes de compra, contratos, recibos o confirmaciones de pedido.

Concretamente, el 76 % de los encuestados mencionaron los productos Office de Microsoft (Word, Excel, Access o Works) entre el software más utilizado en la creación de estos documentos.

Otros resultados muestran también que a pesar del creciente uso de métodos electrónicos de facturación y pago, la mayoría de los responsables de estas áreas todavía utilizan el correo postal como primer método para la distribución de sus facturas (64 %), siendo el fax el método citado en segundo lugar (63 %) mientras que el correo electrónico ocupa el tercero (56 %).

Respecto a las preferencias en lo que concierne a la recepción de facturas, el estudio de Esker señala que el 74 % de los encuestados manifiestan preferir recibir estos documentos por correo postal, mientras que sólo el 20 % se muestra a favor de las facturas online o enviadas por correo electrónico. En el caso de empresas de más de 15.000 empleados estas preferencias cambian significativamente pasando en este caso a preferir la factura online el 39 % de este tipo de empresas frente al escaso 16 % en el caso de empresas de menos de 1.000 empleados.

El estudio revela también una gran tendencia al autoservicio por lo que respecta a la producción y distribución de este tipo de documentos. El 73 % de los encuestados respondió que es el propio personal del departamento el que genera las facturas o documentos similares y las envía manualmente. Mientras las empresas con más de 15.000 empleados son las que con mayor proporción utilizan personal con dedicación exclusiva a funciones de envío de documentos (41 %), el estudio revela que la mayoría de los encargados de facturación dedican una significativa parte de su tiempo a las tareas administrativas relacionadas con la impresión, etiquetado y envío de este tipo de documentos.

Esker Software, conocida principalmente por añadir capacidades de distribución documentos a SAP y otras aplicaciones empresariales, ha respondido a la necesidad de extender estas capacidades al software de escritorio con el lanzamiento Esker On Demand for Office, un servicio online para la distribución de documentos que permite a usuarios de las más comunes aplicaciones de escritorio elegir entre las opciones de correo postal, fax, correo electrónico o SMS.

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