Casi tres cuartas partes de las compañías continúan generando importantes documentos de negocio tales como las facturas empleando herramientas como los procesadores de texto, según se desprende de un estudio realizado por Esker Software sobre prácticas empresariales en relación con la creación y distribución de documentos.
El estudio, llevado a cabo a partir de la realización de encuestas a 500 responsables de las áreas de facturación y pagos de otras tantas compañías norteamericanas, revela que las organizaciones siguen utilizando sencillas herramientas de escritorio tales como los procesadores de texto (73 %) o las hojas de cálculo para generar documentos como facturas, órdenes de compra, contratos, recibos o confirmaciones de pedido.
Concretamente, el 76 % de los encuestados mencionaron los productos Office de Microsoft (Word, Excel, Access o Works) entre el software más utilizado en la creación de estos documentos.
Otros resultados muestran también que a pesar del creciente uso de métodos electrónicos de facturación y pago, la mayoría de los responsables de estas áreas todavía utilizan el correo postal como primer método para la distribución de sus facturas (64 %), siendo el fax el método citado en segundo lugar (63 %) mientras que el correo electrónico ocupa el tercero (56 %).
Respecto a las preferencias en lo que concierne a la recepción de facturas, el estudio de Esker señala que el 74 % de los encuestados manifiestan preferir recibir estos documentos por correo postal, mientras que sólo el 20 % se muestra a favor de las facturas online o enviadas por correo electrónico. En el caso de empresas de más de 15.000 empleados estas preferencias cambian significativamente pasando en este caso a preferir la factura online el 39 % de este tipo de empresas frente al escaso 16 % en el caso de empresas de menos de 1.000 empleados.
El estudio revela también una gran tendencia al autoservicio por lo que respecta a la producción y distribución de este tipo de documentos. El 73 % de los encuestados respondió que es el propio personal del departamento el que genera las facturas o documentos similares y las envía manualmente. Mientras las empresas con más de 15.000 empleados son las que con mayor proporción utilizan personal con dedicación exclusiva a funciones de envío de documentos (41 %), el estudio revela que la mayoría de los encargados de facturación dedican una significativa parte de su tiempo a las tareas administrativas relacionadas con la impresión, etiquetado y envío de este tipo de documentos.
Esker Software, conocida principalmente por añadir capacidades de distribución documentos a SAP y otras aplicaciones empresariales, ha respondido a la necesidad de extender estas capacidades al software de escritorio con el lanzamiento Esker On Demand for Office, un servicio online para la distribución de documentos que permite a usuarios de las más comunes aplicaciones de escritorio elegir entre las opciones de correo postal, fax, correo electrónico o SMS.
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