El área PSM, de la que forman parte los cuerpos de la Guardia Urbana y Bomberos de Barcelona, es el órgano encargado de la definición, planificación, ejecución y seguimiento de los planes de prevención, seguridad ciudadana y circulación vial. Como servicio público, el área PSM trabaja actualmente para ofrecer un mayor acercamiento al ciudadano, con transparencia y alto nivel de cumplimiento de objetivos. Entre otros retos propios de las administraciones públicas, se enfrenta a una compleja gestión de riesgos en un escenario en el que, además, han aumentado los costes y existe un déficit de ingresos.
Antiguamente, las demandas de los usuarios en el área de Business Intelligence eran cubiertas por informes basados en Excel que generaban problemas de fiabilidad, repetición de trabajos y consumo de tiempo dedicado a tareas de poco valor añadido. Cuando se planteó el proyecto de modernización de su entorno BI, sus necesidades estratégicas eran la mejora de la planificación, prevención y control de los recursos; la correcta medición y análisis del rendimiento; la generación de información de confianza; y la alineación de métricas, iniciativas y recursos con la estrategia. Para cumplir estos objetivos, debía resolver diversos problemas operativos derivados del manejo de grandes volúmenes de datos, la escasa fiabilidad y agilidad asociada a los procesos manuales y la poca autonomía del usuario final. Además, la información se albergaba en diferentes sistemas no integrados entre sí. La dificultad para entender el porqué de las desviaciones complicaba así la alineación para el cumplimiento de los objetivos corporativos.
Se decidió llevar a cabo la implementación sobre IBM Cognos BI, plataforma estándar de Business Intelligence del Ayuntamiento de Barcelona, la cual fue también elegida de la mano de Lantares Después de evaluar otra solución basada en tecnología Business Objects, la balanza se inclinó a favor de IBM Cognos –con las herramientas IBM Cognos BI e IBM Cognos Data Manager ETL- debido a su facilidad de uso, puesto que es una solución más orientada a usuario final, y el nivel de integración de su plataforma, con todas las funcionalidades en un único producto.
El proyecto se adjudicó a través de un concurso público, en el que se valoraron criterios de completitud de la solución, enfoque, calidad, metodología y experiencia en este ámbito de soluciones y en el sector. “La mejor solución vino de la mano de Lantares y Better Consultant, que plantearon una solución conjunta donde cada uno aportaba el máximo valor en su ámbito de actuación: Better, su amplio conocimiento de los sistemas fuente de información; y Lantares, su gran experiencia en el diseño e implementación de soluciones de Business Intelligence sobre plataforma Cognos, siendo el partner número uno de IBM Cognos en España”, destaca Alexis Culubret, jefe de Sistemas de Información del Àrea de Prevención, Seguridad y Movilidad del Ayuntamiento de Barcelona.
La solución incorpora más de 50 entornos analíticos provenientes de aproximadamente 10 áreas (accidentes, denuncias, incidentes, víctimas, RRHH y RRMM y movilidad, entre otras) e integra datos provenientes de todos los sistemas origen, tanto sistemas internos de gestión como datos externos (por ejemplo, la información sociodemográfica de Barcelona). El proyecto, que ha tenido una duración aproximada de 18 meses, se encuentra actualmente en producción y está siendo explotado por la FBI “Factoría de Business Intelligence”, el cual es un grupo de usuarios finales que han sido formado como parte del proyecto para ser los responsables de la explotación del entorno de BI.
La metodología propuesta por Lantares/Better permitió la puesta en marcha progresiva de la solución, lo cual ha acelerado el retorno de la inversión al tiempo que se minimizaban los riesgos.
Los beneficios obtenidos en la gestión de información, que a medio plazo se traducirán en beneficios en la gestión integral del Servicio, son:
Convertir datos en información relevante para el negocio. Los modelos de información están orientados y adaptados a las necesidades de análisis de los usuarios.
Incremento en la fiabilidad de la información. Además de mejorar la confianza en la información generada, se ha hecho hincapié en la importancia de la calidad de los datos, permitiendo el planteamiento de iniciativas de mejora en la captura y procesamiento de los datos en origen.
Visión global de la información corporativa a través del territorio. Ha permitido integrar todos los ámbitos de información corporativa a través de una dimensión clave del negocio -el territorio-, permitiendo relacionar los diversos sucesos que ocurren en cada punto de la ciudad.
Mayor tiempo dedicado al análisis. La automatización de los procesos de generación de información ha permitido eliminar las tareas de poco valor añadido, liberando tiempo para el análisis.
“Gran parte del éxito del proyecto lo debemos a la alta participación e implicación de la dirección de sistemas del Ayuntamiento, que se aseguró de proporcionar la visión a todo el equipo y de tomar las decisiones adecuadas en los momentos requeridos”, destaca Óscar Hernández, director general de Lantares. “Este apoyo se ha sumado a nuestra metodología basada en best practices de BI sobre tecnología IBM Cognos, reforzada con el expertise de Lantares en el sector público”.