Hace diez años se encontraron con la necesidad de documentar en condiciones sus relaciones con los proveedores. Lo hicieron, pero siempre tuvieron la certeza de que ese orden debía de extenderse a todos los departamentos de la compañía. Aprovecharon un momento de cambio, con la implantación de un software de gestión empresarial (ERP), para profundizar también en la puesta en marcha de una gestión documental íntegra.
Queres, una de las firmas que componen la Asociación Gallega de Empresas de Software Libre y que ha potenciado en los últimos meses una línea de trabajo dedicada en exclusiva a la gestión documental.
Con Alfresco se puede acceder a la unidad documental como si fuera una unidad de Windows, aunque está en un servidor Linux. Y es una opción muy madura y es más barata porque se paga porque la empresa en la que se implanta paga por ese servicio, no por la licencia.
Queres ha asumido la misión de integrar el nuevo software en el ERP que usa la empresa. Se trata de hacer la vida más sencilla a quienes se manejan entre facturas o albaranes y reducir a la mínima expresión las montañas de carpetas con papeles.
Se ha integrado la nueva aplicación con los escáneres de manera que si antes las facturas que les llegaban por correo electrónico las imprimían, ahora las integran en Alfresco directamente y las que llegan en papel se escanean y se integran en el gestor documental.
El proceso se completa con la validación de la factura, función en la que el propio software participa de manera activa al derivar un aviso por correo electrónico a la persona encargada de validarla.
Desde Estrella Galicia estiman que con la implantación de Alfresco han dado un paso adelante para mejorar no sólo su gestión administrativa sino todos los flujos de trabajo dentro de la empresa. Así, en estos momentos acometen el paso de trasladar a digital toda la documentación jurídica de la empresa y que esté accesible desde el ERP.