En la actualidad, la revisión de nuevas medicaciones y tratamientos pueden quedar incompletas a causa del no acceso a información disponible pero desconocida para los científicos de la FDA. La causa está en la utilización de motores de búsqueda que no pueden acceder a través de diferentes sistemas o determinar todas las categorías bajo las cuales un determinado material documental puede estar localizado.
La nueva aplicación de búsqueda empresarial ha sido diseñada para acceder a las dispares colecciones de información con las que cuenta la agencia en sus diferentes bibliotecas y bases de datos, y hacer fácilmente accesible esta información a los usuarios a través de toda la agencia y desde un único punto de acceso. Con anterioridad, los científicos, revisores, y otros empleados de la FDA debían realizar sus búsquedas centro a centro, consiguiendo que la búsqueda de información supusiera el mayor cuello de botella en los procesos de revisión de los nuevos medicamentos.
La FDA puso en marcha el programa para una nueva herramienta de búsqueda en el 2004, aunque en realidad ha venido instalando RetrievalWare, la tecnología detrás de su sistema de búsqueda empresarial, desde hace ya 10 años. La FDA planea integrar la solución de búsqueda empresarial en su Intranet bien por centros o por la disciplina de especialización de sus científicos. El objetivo es que la solución pueda ser accesible a través de toda la agencia en un plazo de cinco años.
Las capacidades de búsqueda semántica y búsqueda difusa (fuzzy-search) de RetrievalWare han sido las más apreciadas por la FDA. RetrievalWare utiliza modelos en las palabras para los resultados de sus búsquedas, incluso si una determinada sustancia no está escrita correctamente. La búsqueda semántica encuentra documentos basándose en conceptos similares y permitiendo que el usuario escoja la información precisa dentro de una categoría.
La FDA se está mudando a unas nuevas oficinas centrales en las que contará con menor espacio. Por ello, se está realizando un escaneado de documentación para crear documentación en formato electrónico. RetrievalWare está ayudando en estos procesos a determinar las categorías y clasificaciones en las que residirán estos documentos.
La FDA invertirá un total de 16 millones de dólares durante los próximos cinco años para integrar su sistema de búsqueda y Convera RetrievalWare en bases de datos y de aplicaciones de Oracle.