Entre los distintos tipos de documentos digitalizados destacan los planos, tanto los históricos como los que se generan actualmente, la documentación técnica de sus máquinas y los esquemas eléctricos. En total se han creado diecinueve repositorios de datos distintos con sus correspondientes metadatos asociados para su búsqueda. Teniendo en cuenta que Zardoya Otis ha ido adquiriendo otras empresas a lo largo de los años, su archivo consta de una gran variedad de formatos y tipos de planos.
La digitalización se ha realizado “in situ” por un equipo de operarios de SDM. De la infraestructura informática (ordenadores, servidor, conexiones, etc.) se ha encargado Zardoya Otis, mientras que el software de digitalización y los escáneres de alta producción han sido suministrados por SDM.
Debido al gran volumen de información almacenada y al constante tráfico de consultas que se prevén una vez finalizado el proyecto, se ha incorporado un nuevo servidor Alchemy Avanzado en la fábrica. Este modelo de servidor está dotado de todas las herramientas necesarias para controlar el acceso a la información: auditoria de los accesos, control de versiones de los documentos y selección de la funcionalidad accesible a los usuarios en base en roles. Está previsto que las consultas se efectúen vía navegador Web y las actualizaciones con el cliente Alchemy Index Station.
Alchemy está presente desde 1995 en España y Portugal, y es líder a nivel mundial como herramienta de Gestión Documental con más de 10.000 sistemas instalados en 40 países.