Para los encargados de la toma de decisiones, los procesos documentales les dejan externalizar estas tareas. Cuando el documento es escaneado por un sistema de gestión de documentos, la recuperación de datos es rápida, fácil y eficaz. La mayoría de sistemas ofrece métodos de indexación o clasificación de la información, lo que permite a los usuarios separar rápidamente grandes volúmenes de datos para encontrar el documento adecuado.