Presentamos a continuación un artículo que aboga por externalizar todos los procesos en papel a través del escaneo y archivo de documentos en vez de únicamente el papel, para proteger la empresa contra algunos riesgos de información. Según el documento, las empresas de hoy en día cuentan con sistemas de gestión documental inteligentes y capaces de operar con grandes volúmenes, la opción más recomendable.
Para los encargados de la toma de decisiones, los procesos documentales les dejan externalizar estas tareas. Cuando el documento es escaneado por un sistema de gestión de documentos, la recuperación de datos es rápida, fácil y eficaz. La mayoría de sistemas ofrece métodos de indexación o clasificación de la información, lo que permite a los usuarios separar rápidamente grandes volúmenes de datos para encontrar el documento adecuado.