Mediante la introducción paulatina de un sistema electrónico unitario de gestión documental y procesos, que incluye el archivado de documentos, la diócesis asume el papel de pionera y espera ser ejemplo para el resto de los obispados.
La primera fase del proyecto se centra en el registro y la facturación. En la bandeja de entrada se registran electrónicamente todos los documentos entrantes. Las facturas recibidas se digitalizan para su posterior archivo electrónico.
El proceso de contabilización y autorización se plasma en un workflow electrónico. En la fase siguiente, el DMS debe convertirse en la herramienta central para la administración de toda la diócesis Rottenburg-Stuttgart, apoyando también los procesos organizativos. Se implementa la suite eGovernment PRODEA de SER, que incluye varios componentes: PRODEA Capture para la digitalización de documentos, PRODEA Rich Web Client como interfaz para el usuario, PRODEA Process Designer para la definición gráfica y la gestión de los procesos y el PRODEA Server que incluye el PRODEA Archiv Storage Option y la integración con el MS Office.
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