Los workflows y la digitalización de facturas son la clave de la gestión documental moderna. Con la gestión documental, las organizaciones minimizan el uso del papel en sus oficinas y pueden interactuar con sus documentos de una manera más eficiente, gracias a las aplicaciones informáticas de gestión. De esta forma, es posible optimizar el acceso, la búsqueda y la manipulación de documentos, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero y el aumento de la productividad que ello conlleva.
Tras un año de consolidación de las herramientas, los proyectos se han posicionado en distintos sectores que van desde PYMES, a instituciones públicas que han recurrido a ipsCA para implementar procedimientos de trabajo internos basados en la firma digital.
En concreto, se han desarrollado procesos que permiten crear un sistema de firma electrónica de documentos internos, mediante el cual, los empleados pueden utilizar su propio DNIe para completar una serie de tramitaciones rutinarias. Este es el caso de, por ejemplo, los procesos de compras y aprovisionamiento; facturación (desde SAP); licitaciones y contratos; solicitud de vacaciones; y un largo etcétera de trámites cotidianos para la empresa.
Así, se posibilita la gestión controlada de documentos, mediante una recopilación, transmisión y consolidación más ágil. La empresa se beneficia de una mayor eficiencia en sus procesos internos y de un marcado ahorro de costes, al evitar gastos en impresión, papel, envíos o archivo, entre otros. La seguridad también se ve reforzada, pues existen menos posibilidades de pérdida o extravío de documentación y se dispone igualmente de plena validez legal.