ATISAE, compañía dedicada entre otras actividades a la prestación de servicios de Evaluación de la Conformidad, en concreto verifica el cumplimiento de los reglamentos por distintas Administraciones Públicas en materia de Seguridad Industrial, Inspecciones Técnicas de Vehículos, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales, ha desplegado la tecnología de gestión documental de R2 Docuo de la empresa española R2 Sistemas para almacenar documentación de distinta índole de forma semi-estructurada y sencilla.
Con R2 Docuo ATISAE ha logrado gestionar con éxito la documentación requerida y además ha conseguido controlar eficazmente algunos de sus procesos de negocio (workflow) de forma sencilla y sin desarrollos adicionales.
Según Javier Cano, Director de Sistemas de Información de ATISAE: “R2 Docuo nos ha dado la posibilidad de almacenar documentación de distinta índole de forma semi-estructurada y muy sencilla. La información está casi tan estructurada como en una aplicación a medida a un coste mucho menor. Con la gestión de procesos apenas hemos arrancando, pero tenemos la expectativa de que nos ayudará a optimizar mucho nuestro trabajo, especialmente en aquellos procesos que impliquen a personal de distintos departamentos.”
“Para la mayoría de los usuarios finales no fue necesaria formación específica, salvo algún caso de ayuda a través del helpdesk, ya que una de las principales ventajas de R2 Docuo es su facilidad de manejo”, destaca Cano.
Tras una primera fase en la que se cargaron los documentos y sus metadatos, ATISAE ha utilizado el control de procesos de R2 Docuo para gestionar las No Conformidades en auditorías internas y externas.
El propio departamento de Sistemas de Información de ATISAE configuró R2 Docuo con el proceso existente en la organización (workflow) con total autonomía del fabricante de software y desde noviembre de 2013 la solución también se utiliza para este aspecto, proporcionando un alto nivel de control y optimización en la gestión diaria sin costes adicionales.
Durante la evaluación, ATISAE transmitió a R2 Sistemas algunas funcionalidades que consideraba fundamentales.