Con esta herramienta es posible determinar que ciertas facturas, libros diarios o informes, por ejemplo, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o códigos de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.
Herrero & Asociados por su actividad gestiona expedientes que incluyen documentación de distinta naturaleza: papel, correos electrónicos, archivos anexos a correos electrónicos.
Esta situación constituía un problema al tratarse de documentación heterogénea y presentada en diversos soportes por lo que había una falta de visualización global de los expedientes y una excesiva cantidad de papel generada y recibida que debía ser custodiada físicamente y consultada con asiduidad, con la correspondiente problemática asociada.
Con el fin de mejorar el servicio a sus clientes Herrero & Asociados eligió la plataforma Atril para automatizar sus procesos documentales.
Atril permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente de su naturaleza y procedencia. El workflow de Atril redirige cada expediente a las áreas que requieran trabajar sobre el mismo.
Finalmente toda la documentación de los expedientes se archiva en un repositorio, de acceso online que permite que varias personas puedan consultar y trabajar al mismo tiempo.