La aseguradora inglesa Windsor Life utilizará Captaris Alchemy Document Management para gestionar electrónicamente sus pólizas de seguro así como la correspondencia con los propietarios de éstas.
La solución de gestión documental tiene objetivo poder mejorar el servicio a sus clientes haciendo prácticamente instantánea la recuperación de documentos, eliminar los costes de almacenamiento, e integrar rápidamente los documentos de sus recientes adquisiciones.
Desde su nacimiento en los años 60, Windsor Life ha almacenado información sobre sus 750.000 clientes tanto en papel como en microfilm. Toda la correspondencia con estos clientes ha debido además ser guardada durante al menos siete años y medio tal como requiere la UK Financial Services Authority.
Este anterior sistema suponía entre otros inconvenientes que la demanda de un documento microfilmado necesitaba un plazo mínimo de 24 horas para su recuperación, y que gran parte de los documentos no contaban inmediatamente con un back-up para el caso de recuperación de desastres.
Windsor Life ha implementado Captaris Alchemy para reemplazar el sistema de microfilmado. La nueva documentación es ahora escaneada desde el papel utilizando el módulo de gestión de input Alchemy Scan o es aceptada directamente en formato electrónico. Otro tipo de información es importada utilizando Alchemy DataGrabber.
Esta información es ahora almacenada en una ubicación segura y gestionada con Alchemy Advanced Server, base para la gestión integrada de registros, servicios de biblioteca, auditoría de logs, control d accesos y otras funciones administrativas.
Tras la implementación del nuevo sistema los trabajadores de Windsor Life puden acceder a los archivos sobre las pólizas de sus clientes en cuestión de segundos. La aseguradora espera recuperar la cantidad invertida en el nuevo sistema en un plazo inferior a su primer año de funcionamiento.
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