Algunos de los inconvenientes que se eliminarían con la puesta en marcha de este nuevo sistema automático, que optimiza los flujos de trabajo y que, de forma inmediata, mejora la eficiencia y la productividad de los usuarios de las empresas serían:
* El coste del espacio físico necesario para almacenar los archivos en papel,
* Los largos tiempos invertidos en la clasificación de documentos y, su archivo,
* Las tareas de búsqueda y recuperación,
* El riesgo de traspapelar información
* El gasto económico de la distribución interna y externa de documentos.
* Beneficios inmediatos
El envío de la información digital está asegurado a través de sistemas de autentificación y encriptación, con el ahorro económico que supone el no tener que enviar documentos físicamente a través de mensajería. Además KYOcapture es compatible con equipos multifuncionales de cualquier fabricante y ofrece amplias facilidades de uso, tanto para administradores como para usuarios finales.
De este modo se convierte en una herramienta especialmente útil en entornos que trabajan con importantes cantidades de papel, como son los pagos contables, albaranes, facturas, etc… y en sectores como construcción, educación, entidades que prestan servicios financieros, legales, instituciones gubernamentales y sanitarias, recursos humanos y compañías logísticas.
Con KYOcapture 5.0 integrado en los equipos multifuncionales, es posible ejecutar, de forma sencilla, los tres pasos que nos permitirán gestionar archivos de forma rápida, segura y eficiente.
En primer lugar captura los documentos en papel o en formato electrónico desde un dispositivo multifunción, desde una dirección de email o de carpetas de red, permitiéndonos añadir códigos a los archivos digitales que nos facilitarán su identificación e integración en los diferentes flujos de trabajo internos.
En segundo lugar es capaz de procesar los documentos usando un conjunto amplio de componentes de procesamiento, incluyendo funciones de un OCR (software de reconocimiento óptico de caracteres) y OCR zonal. Y por último, enruta los documentos digitalizados a un sistema existente de gestión de contenidos, a carpetas de red, a sistemas de gestión documental o bien a bases de datos, dependiendo de las necesidades concretas de cada entorno de trabajo.