Juristas, asociaciones de abogados y bufetes de abogados están sujetos a directrices organizativas especiales requeridas por la ley. Este proceso específico, comienza ya desde el mantenimiento de registros extensos para cada mandato, lo que, por ejemplo, genera hasta un 60% más de volumen de impresión en comparación con otras industrias.
Por otro lado, las leyes sobre privacidad y protección de datos están sujetas a reglamentos y normativas especiales. Esto, junto con el creciente volumen de trabajo, la gestión eficiente de documentos, contar con sistemas de comunicación segura y cumplir con las normas legales, se han convertido en temas críticos para cualquier empresa del sector.
«Aquí es donde entra bizhub LEGAL: La combinación de nuestra experiencia en el servicio a bufetes de abogados, con la experiencia en la gestión de documentos y servicios de asesoramiento relacionados, hemos creado una oferta específica para el sector», ha comentado Antonio Ramírez, Marketing Manager de Konica Minolta Business Solutions España.
bizhub LEGAL combina una variedad de soluciones que incluyen hardware, aplicaciones y servicios. Todos se adaptan individualmente a los métodos de trabajo específicos y a los requisitos legales de cada firma de abogados.
La confidencialidad, la protección contra accesos no autorizados o la trazabilidad completa de todos los pasos del proceso de archivo y almacenamiento de documentos se conserva en el sistema.
En la práctica, la oferta va desde la solución bizhub LEGAL para dispositivos multifuncionales especialmente desarrollados para bufetes de abogados, a los servicios profesionales y la gestión de infraestructuras de TI, o de soluciones cloud de alta seguridad, y sistemas para la impresión móvil.
«Nuestro servicio se extiende incluso hasta la conversión de documentos escritos en grabaciones de audio. Al igual que el contenido de cualquier documento, éstos están accesibles en cualquier momento y desde cualquier ubicación», continúa Ramírez.
Económicamente eficiente
Al igual que en otras empresas, los procesos influyen significativamente en la productividad y por lo tanto el resultado económico. Por ello, la solución bizhub LEGAL apoya sistemáticamente los flujos de trabajo internos específicos del sector, y los procesos de gestión de negocio de la firma de abogados en concreto.
El resultado es la gestión eficiente de documentos y flujos de trabajo automatizados; lo que conlleva una serie de ventajas en la rutina de trabajo diario como que los mandatos se procesan más rápido; la comunicación con los clientes, otras firmas de abogados y con los tribunales se hace más eficiente; y los archivos se administran en un sistema estructurado.
bizhub LEGAL es el resultado de años de experiencia en el servicio a las empresas jurídicas, sumadas a una amplia investigación por parte de Konica Minolta sobre los requisitos de las prácticas legales en Europa, sobre todo de las pequeñas y medianas empresas. Konica Minolta colaborado con firmas de abogados en diferentes países europeos para desarrollar esta solución.