La gestión de documentos salientes por parte de biz:Docu le permite al cliente poder almacenar cualquier documento emitido o enviado a un tercero, para facilitar su búsqueda y localización de manera sencilla, quedando registrado quién, cuándo y dónde se envió el documento. A su vez, incorpora un flujo documental que permite hacer el seguimiento de documentos dentro de la organización, permitiendo así incrementar la agilidad y control de los procesos de la empresa. Además, todo documento almacenado en biz:Docu puede ser recuperado gracias a metadatos de búsqueda o, a través de su OCR incorporado, gracias a la búsqueda de texto completo.
La Agencia Tributaria ha homologado biz:Docu para que pueda realizar escaneo certificado, permitiendo a los clientes de Konica Minolta eliminar todas sus facturas de proveedores guardadas durante cinco o más años, manteniéndolas únicamente en formato electrónico con la certificación de la Agencia Tributaria para posibles inspecciones.
Konica Minolta ha ido más lejos diseñando este software de gestión documental para su integración con aplicaciones Microsoft. Esto significa que desde MS-Outlook se pueden guardar los e-mails y sus adjuntos en el formato original de cada uno, simplemente arrastrándolos a una carpeta biz:Docu dentro del propio cliente de correo, del mismo modo que en MS-Word, MS-Excel, etc. Además, ha sido diseñado para soportar módulos profesionales y así integrarse en aplicaciones como Navision, SAP o Lotus Notes.
Conscientes de la situación económica actual, una solución como biz:Docu, pensada principalmente para ahorrar costes de productividad en los procesos internos de la empresa, no podía ofrecerse con un precio no asequible o que restringiera el acceso a pequeñas empresas. Por ello, Konica Minolta ha apostado por comercializar este producto a un precio no superior al de cualquier ordenador de gama alta del mercado.
Esta combinación de tecnología, funcionalidades, capacidad de integración y precio hace que biz:Docu sea el producto estrella en gestión documental para mejorar la productividad y la competitividad. Así lo han demostrado las empresas que han colaborado con Konica Minolta en la fase de test y pruebas y que ya disponen de esta solución implementada, destacando los beneficios en ahorro de costes en procesos necesarios aunque auxiliares a su core business.
Otro punto remarcado fue la rapidez con que el producto empieza a producir, ya que en muchas ocasiones, al día siguiente de la implantación, el producto ha sido usado por los usuarios finales con total comodidad y confianza, como si llevaran haciéndolo años, permitiendo que los procesos mejoren en costes y tiempos en cuestión de días, sin costes ni tiempos altos de implantación.