“Como proveedor de soluciones de externalización de procesos de negocio estratégico y servicios integrales de procesamiento de documentos, Swiss Post Solutions (SPS) apoya a las empresas en la transición hacia la digitalización. La nueva solución Mailroom Automation, es un ajuste para SPS, dado que nuestros clientes tienen una necesidad de visibilidad completa y control” afirma Alex Valkenberg, director ejecutivo de Servicios de Producción en Swiss Post Solutions. “Al ofrecer esta solución a nuestros clientes les ayudará a acelerar aún más sus procesos de negocio y mejorar sus resultados.
Holly Muscolino, director de investigación de IDC Hardcopy Peripherals, afirmó en el cuaderno IDC: Assessing Stakeholder Engagement for Effectiveness and Efficiency, “Una organización debe poner en marcha un sistema de participación que dirija interacciones entre el interesado y la empresa, y el sistema debe estar directamente intregrado con los procesos de negocio importantes. El sistema debe permitir a la organización extraer con precisión información de documentos con una intervención nula o mínima de las partes interesadas. Debe permitir perfeccionar consistentemente documentos e información antes de ser introducidos en los sistemas adecuados de registro para los valiosos ( y costosos) procesos de toma de decisiones.”
Los departamentos de correspondencia digital automatizados se utilizan en una amplia variedad de industrias, como el sector bancario, seguros, administracion pública y en la externalización de procesos empresariales (BPO por sus siglas en inglés). La subcontratación de servicios, terceras empresas cuyos servicios incluyen la gestión segura de funciones críticas de negocio como los procesos de facturación y almacenamiento de documentos de imágenes, las utilizan para el procesamiento de la correspondencia entrante de sus clientes. Primero se capturan los documentos en papel o en formatos electrónicos, se clasifican y separan digitalmente, y entonces los datos se extraen de acuerdo con las normas de negocio establecidas por el cliente. La información extraida se valida después para asegurar su validez y precisión antes de distribuirse a los flujos de trabajo y procesos del cliente.
Por ejemplo, un conductor asegurado puede iniciar un proceso de reclamación mediante la presentación de los documentos relacionados con su proveedor de seguro de automóvil. Estos documentos probablemente se recibirán por una empresa que externaliza los procesos de correspondencia para el asegurador. La documentación se ha capturado y procesado. Si falta cualquier documento o información, Kofax Mailroom Automation avisa de forma automática al asegurado que envíe la información necesaria, lo cual se puede realizar en papel o vía fax, correo electrónico, Kofax Web Capture o Kofax Mobile Capture. También se avisa a un empleado de la línea de negocio, como alguien del departamento de reclamaciones, sobre el contenido que falta para que ayude a resolver cualquier discrepancia. Estas capacidades proporcionan visibilidad en el estado de los procesos de reclamaciones desde el momento que la reclamación se ha enviado en el Punto de OrigenTM, hasta que se pasa a una adjudicación del reclamo y al sistema de pago para la resolución final. El cliente y el personal de reclamaciones han aumentado el control sobre el proceso, han obtenido una mayor capacidad para colaborar en la resolución de excepciones y disponen de una idea más clara sobre cuándo la reclamación se resolverá para una mejor servicio al cliente.