Mutual Médica almacenaba su archivo de mutualistas en sus instalaciones, con el consiguiente problema de gestión, respeto a la LOPD y peligros latentes por accidentes con el archivo (fuego, destrucción, humedades, desaparición, etc.).
El tiempo necesario para realizar el almacenamiento y posterior mantenimiento de los archivos de los mutualistas era elevado y resultaba difícil llevar un control exhaustivo del seguimiento de dichos documentos.
Por estos motivos, Mutual Médica se planteó la necesidad de automatizar los procedimientos para optimizar los procesos de gestión del archivo de mutualistas.
Las premisas básicas de la solución propuesta por Kernel DOC estaban fundamentadas en:
- Centralización en la recepción de la documentación
- Transformación digital, ordenación y catalogación del histórico del archivo
- Captura de los datos del mismo para su incorporación en la aplicación de la mutualidad
- Controles de calidad muy elevados para la certificación y validez de los datos capturados.
El servicio realizado por Kernel Doc ha permitido principalmente:
- Aplicación de herramientas de producción competitivas, para permitir una inversión adecuada
- Disponer de un único repositorio físico de documentación del mutualista, independientemente de la consulta de los documentos, asegurándose así la integridad del archivo, ya que se evita el trasiego documental físico por las oficinas
- Ahorro de Recursos tanto físicos como humanos
- Evitar inversiones en áreas no estratégicas