Normalmente, el personal de una empresa de alimentos, banca, seguros, administración pública, está preparado y ha sido contratado para realizar el trabajo orientado a su negocio; el volcarlo a estas tareas suele ser poco productivo y de una calidad, al menos, dudosa.
En los últimos años, la demanda de estos servicios ha crecido entre un 15% y 20%. El mercado ofrece un crecimiento sostenible y en general toda la industria está volcada, justamente por la situación de crisis en que estamos inmersos, a buscar salidas rentables; lo que en un principio podría verse como un nuevo gasto (la externalización) finalmente se ve como un ahorro, ya que permite acometer nuevos procesos que facilitan a la empresa su mejor gestión, como podría ser el caso de la automatización de los controles de albaranes que mejora el ciclo de tesorería al permitir que la facturación sea exacta y sin reclamaciones. Por otra parte estas nuevas actividades y controles no requieren de nuevo personal, y más aun, permitiría liberar a personas que podrían ser orientadas a otros trabajos más propios de la empresa.
Dentro de la externalización de los procesos documentales podemos enumerar un gran número de servicios. Pensemos que aun hoy en día vivimos inmersos en el mundo del documento papel y España es un país en donde la llegada de Internet no solo que no ha reducido el uso del mismo sino que lo ha potenciado. Todos los procesos de las empresas se apoyan en documentos que necesitan ser consultados de forma rápida y sencilla y esto solo se logra automatizando su gestión, por ejemplo con la digitalización de los mismos y el acceso a su información, entre otros medios, a través de una página web que el proveedor ofrece al usuario. No hay inversión, es gasto y su puesta marcha es inmediata, salvando al usuario de la típica problemática de arranques de los proceso internos.
Facturas de proveedores, albaranes, contratos, fichas técnicas, documentos de procesos o equipamientos, etc. etc. son algunos de los ejemplos que permiten a la empresa una mejora ostensible en su gestión.
Cada día es más común que las empresas externalicen sus tratamientos documentales y se centren en su negocio; evidentemente, muchas veces no se liberan de la tentación de la compra de un escáner y la instalación de la solución en casa; como empresa de servicios hemos vivido amargas experiencias de empresas que finalmente golpean nuestra puerta para solicitarnos una solución profesional y rentable. Nosotros mismos como empresa hemos aprendido y todo lo que no sea nuestro negocio (informática, mantenimientos, limpieza, telefonía, etc.) está debidamente externalizado.